Llevar un libro de inventarios y balances es esencial para cualquier organización que pretenda proteger su patrimonio. Permite a los responsables de las finanzas cumplir con las obligaciones fiscales, seguir la variabilidad de los activos y controlar la situación contable de la empresa.
Pero ¿en qué consiste exactamente este libro y cómo se debe registrar la información? En este artículo, veremos todo lo que necesitamos saber para hacerlo correctamente.
¿Qué es un libro de inventarios y balances?
En pocas palabras, es un resumen de los activos físicos de la empresa. Incluye las mercancías, los activos fijos, como terrenos, edificios y maquinaria, y también las deudas, como los préstamos.
Este libro cumple la función de ayudarnos a mantener un control de inventarios actualizado y entender el rendimiento financiero de cada activo. Para ello, incluye información clave, como:
- El precio unitario de cada artículo.
- El valor inicial.
- El año de adquisición.
- La tasa de depreciación.
Así mismo, se deben incluir todos los detalles de las deudas que la empresa ha contraído, como el plazo y tipo de interés de los préstamos y los compromisos de pago con clientes o proveedores.
Importancia de tener un libro de inventarios y balances
Llevar un libro de inventario y balance crea una base para el control financiero y la responsabilidad.
En primer lugar, todas las empresas en Chile que llevan una contabilidad completa están obligadas a mantener este libro, incluso las microempresas. Recordemos que la contabilidad completa incluye tanto el libro de inventarios y balances como el libro diario y el libro mayor.
No cumplir con este requisito nos puede acarrear multas que van desde una Unidad Tributaria Mensual (UTM) a una Unidad Tributaria Anual (UTA), según el artículo 97 del Código Tributario.
Por otro lado, desde el punto de vista de la gestión financiera, llevar de manera correcta este libro nos permite asegurar un mayor control y transparencia. Lo anterior se traduce en más confianza para nuestros clientes, socios y proveedores, así como más oportunidades de conseguir financiamiento si llegamos a necesitarlo.
¿Cómo se debe rellenar un libro de inventarios y balances?
Aunque no existe un formato estándar para el libro de inventario y balance, es importante pensar en él como un sistema de inventario que, por lo tanto, debe reunir la información de manera ordenada.
Dicho esto, algunos consejos prácticos son:
- Registrar los datos por orden cronológico y separados por grupos (por ejemplo, agrupando los saldos por cuentas para identificar fácilmente posibles errores).
- Evitar los registros incompletos.
- Presentar los datos con claridad, sin abreviaturas para que no haya confusiones al momento de la interpretación.
Ahora bien, debemos saber que también es posible llevar un libro de inventario y balance en formato electrónico. En este caso, es mucho más fácil garantizar la claridad y orden de la información, sobre todo si nos apoyamos en un software de inventario.
Software de inventario: un aliado estratégico para la buena gestión
Llevar un libro de inventarios y balances puede parecer una tarea compleja, pero es bastante sencillo cuando implementamos un sistema de inventario.
Un software especializado nos permite hacer un seguimiento de lo que tenemos y de lo que necesitamos, automatizando el registro y simplificando la elaboración de informes para obtener los datos que requerimos a tiempo.
Teniendo en cuenta estos beneficios, te invitamos a conocer más de Defontana, un software amigable e intuitivo que nos ayuda a llevar el control de inventarios con menos esfuerzo y sin tener que invertir largas horas en registros manuales. De este modo, podemos darle seguimiento a todos nuestros activos y pasivos de forma más eficiente.
