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Retenciones en contratos de construcción y boletas de garantía: cómo controlarlas

Autor: Catalina López

Las retenciones en contratos de construcción y las boletas de garantía son parte normal de trabajar con mandantes, pero suelen ser el dinero más olvidado de una constructora: se descuentan de los estados de pago, se devuelven meses después y, si nadie las sigue, se cobran tarde o se pierden.

¿Por qué se descontrolan las retenciones en contratos de construcción?

Cada contrato tiene sus propias condiciones: el porcentaje retenido, el momento en que se devuelve y el tipo de garantía exigida. Si esa información está en planillas aparte, o solo en la memoria de quien negoció el contrato, nadie sabe con certeza cuánto dinero hay inmovilizado ni cuándo debería recuperarse.

A esto se suma que intervienen varias personas: la obra, finanzas y la gerencia. Cuando nadie es responsable del seguimiento, los vencimientos se pasan y las renovaciones se hacen a última hora.

Ejemplo ilustrativo: en un contrato de $600.000.000 con 5% de retención, al terminar la obra tienes $30.000.000 retenidos. Si además entregaste una boleta de fiel cumplimiento por el 5% del contrato, hay otros $30.000.000 comprometidos en tu línea bancaria. Son $60.000.000 que no puedes usar y, si la boleta vence sin renovarse, el mandante puede cobrarla.

Qué debes registrar en cada contrato

Retenciones

Anota el porcentaje retenido, el monto acumulado, la condición para su devolución (por ejemplo, una recepción provisoria o definitiva, según lo establezca el contrato) y la fecha estimada en que debería liberarse.

Boletas de garantía

Registra el tipo (fiel cumplimiento, anticipo o buena ejecución), el monto, el banco o emisor, la vigencia, el costo y la fecha en que debe renovarse o devolverse.

Estados de pago

Deja registrada la retención aplicada en cada estado de pago, para poder conciliarla con lo que informa el mandante, y cruza cada mes lo facturado con lo efectivamente cobrado. Por la Ley 21.131, las facturas deben pagarse en un plazo máximo de 30 días desde su recepción, salvo un acuerdo de plazo excepcional registrado ante el Ministerio de Economía: un estado de pago facturado que lleva más de 30 días sin pagarse es una alerta para cobrar. Las condiciones exactas dependen de cada contrato: revisa siempre las bases y el contrato firmado.

Si trabajas como contratista o subcontratista, considera también la Ley 20.123 de Subcontratación: el mandante puede retener el pago de un estado de pago hasta que acredites que estás al día con las remuneraciones y cotizaciones de tus trabajadores, normalmente con el certificado F30-1 de la Dirección del Trabajo. Tenlo listo junto con cada estado de pago para que no se sume otra retención a las que ya tiene el contrato.

Tres hábitos para que no se te pierdan

Primero, mantén un calendario de vencimientos con alertas anticipadas, por ejemplo a 60 y 30 días. Segundo, concilia cada mes las retenciones registradas por contrato con las que informa el mandante. Tercero, define un único responsable del seguimiento, con acceso a la misma información que finanzas y obra.

Cómo te ayuda el ERP para constructoras de Defontana a seguir tus estados de pago y cobranzas

Cuando contabilidad, facturación y cobranzas trabajan sobre la misma información, es más fácil saber cuánto te deben y desde cuándo. Conoce el ERP para constructoras de Defontana y revisa cómo ordena la gestión financiera de tus obras:

Facturación y contabilidad conectadas: los estados de pago quedan registrados en el mismo sistema donde llevas tu contabilidad, para cruzar lo facturado con lo cobrado.
Cobranzas: revisa el listado de clientes con deuda y su antigüedad, para priorizar lo que se debe recuperar.

Preguntas frecuentes sobre retenciones en contratos de construcción

¿Qué son las retenciones en contratos de construcción?

Son un porcentaje que el mandante descuenta de cada estado de pago como respaldo de que la obra se terminará y se entregará en buenas condiciones. Ese dinero sigue siendo de la constructora, pero queda inmovilizado hasta que se cumpla la condición de devolución que fija el contrato.

¿Cuándo se devuelven las retenciones?

Depende de cada contrato. Lo habitual es que se devuelvan, total o parcialmente, contra la recepción provisoria o la recepción definitiva de la obra, y en algunos casos se pueden reemplazar por una boleta de garantía. Revisa las bases y el contrato firmado, y registra la fecha estimada de devolución para cobrarla a tiempo.

¿Qué pasa si vence una boleta de garantía?

Si la boleta está por vencer y la obligación que respalda sigue vigente, el mandante normalmente exigirá renovarla, y muchos contratos le permiten cobrarla si no se renueva a tiempo. Eso significa perder ese monto de inmediato. Por eso conviene tener alertas de vencimiento con 60 y 30 días de anticipación y un responsable a cargo de cada renovación.

Revisa tu control con el checklist

Descarga el checklist de retenciones y garantías y revisa, contrato por contrato, qué información falta registrar y qué vencimientos están próximos.

Retenciones en contratos de construcción y boletas de garantía: cómo controlarlas

¿Por qué se descontrolan las retenciones en contratos de construcción?

Qué debes registrar en cada contrato

Retenciones

Boletas de garantía

Estados de pago

Tres hábitos para que no se te pierdan

Cómo te ayuda el ERP para constructoras de Defontana a seguir tus estados de pago y cobranzas

Preguntas frecuentes sobre retenciones en contratos de construcción

¿Qué son las retenciones en contratos de construcción?

¿Cuándo se devuelven las retenciones?

¿Qué pasa si vence una boleta de garantía?

Revisa tu control con el checklist

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