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Software de cobranza: cuando la cobranza vive en el Excel de una sola persona

Autor: Catalina López

Este caso corresponde a una empresa de comercio con ventas en tienda y en la web, que opera con varias plataformas de gestión y un CRM de ventas, y cuya cobranza se sostenía en una colaboradora que, desde los inicios del negocio, contactaba a los clientes de forma manual y llevaba el saldo de cada uno en su propio Excel. Si en tu empresa el seguimiento de las facturas por cobrar depende de una persona y de una planilla, este caso te va a resultar muy cercano.

¿Qué está pasando en el comercio con las cuentas por cobrar?

En muchas empresas de comercio, la cobranza se construyó con el tiempo alrededor de una persona y de su forma de trabajar. Mientras el volumen de clientes con crédito es manejable, ese modelo funciona: la persona sabe a quién llamar, cuándo y con qué tono.

El problema es que ese conocimiento rara vez queda dentro del sistema de gestión. El ERP registra las ventas, las facturas y los pagos, pero el seguimiento, a quién se contactó, qué prometió pagar, cuánto debe realmente cada cliente, vive en una planilla paralela.

“No tenemos la cobranza dentro de nuestro ERP. Teníamos una señora que se dedicaba a la cobranza, sacando la información del sistema y llamando a los clientes a la antigua. Ella era feliz así, porque partió casi con la empresa y seguía haciéndolo hasta con 90 años. Lo hacía estupendo, pero lo hacía manual, con su sistemita en Excel.”

Gerenta de una empresa de comercio con venta en tienda y web

¿Por qué la cobranza manual se vuelve un riesgo con la Ley 21.131?

Desde la Ley 21.131, conocida como ley de pago a 30 días, las facturas entre empresas deben pagarse en un plazo máximo de 30 días corridos desde su recepción. Un plazo mayor solo es válido en casos excepcionales, pactado por escrito e inscrito en el registro que lleva el Ministerio de Economía.

Para una empresa de comercio que vende a crédito, esto convierte la cobranza en un tema de plazos: si una factura supera los 30 días sin pago, el saldo puede devengar intereses por mora y una comisión de recupero del 1% a favor de quien vende. Pero para hacer valer ese derecho hay que saber, con precisión, qué documentos ya vencieron y desde cuándo.

Ese control es difícil de sostener con una planilla personal. Cada pago o factura corregida en el ERP debe traspasarse a mano, el seguimiento se hace a punta de teléfono, cartas y correos, y si quien cobra se ausenta o deja la empresa, se lleva con ella el historial de cada cliente.

Un software de cobranza integrado al ERP resuelve justamente esa brecha: la información de los clientes con saldo pendiente ya está en el sistema, y el seguimiento parte desde ahí, no desde una planilla.

“Quiero meterlos en un sistema que agilice los procesos. Antes era mucho teléfono, mucha carta, mucho correo.”

Gerenta de una empresa de comercio con venta en tienda y web

Cómo funciona el software de cobranza de Defontana

Conoce el ERP para comercio y retail de Defontana: es un ERP con módulo de cobranza dentro de Tesorería, para gestionar las cuentas por cobrar sin salir del sistema.

Listado de clientes con saldo pendiente: muestra en un solo lugar a los clientes que mantienen saldos por cobrar, con filtros de búsqueda.
Cuentas por cobrar por antigüedad: los documentos de cada cliente se clasifican en por vencer, vencidos o al día, con rangos de hasta 90 días.
Cobradores responsables: es posible asignar un cobrador a cada cliente, para que el seguimiento no dependa de una sola persona.
Datos de contacto a mano: correo electrónico, teléfono y persona responsable de pago disponibles desde la misma vista.
Pagos registrados desde la cobranza: las facturas pueden cancelarse directamente desde el detalle de cuentas por cobrar de cada cliente.
Recordatorios de pago y gestión de morosos: mediante la integración con CobranzaOnline, es posible automatizar recordatorios de pago y delegar la cobranza extrajudicial de facturas vencidas.

Cómo cambia la rutina de cobranza

La jornada parte desde las cuentas por cobrar por antigüedad: el equipo ve qué facturas están por vencer, cuáles ya superaron los 30 días y cuáles llevan más tiempo impagas, y ordena sus contactos según esa prioridad, con el correo y el teléfono de cada cliente en la misma vista.

Cuando un cliente paga, el pago se registra desde el detalle de cobranza y el saldo queda actualizado en el sistema. Los recordatorios de pago pueden automatizarse y, si la cartera crece, basta con sumar cobradores y asignarles clientes, sin traspasar planillas de una persona a otra.

En resumen

Una cobranza que funciona gracias a la dedicación de una persona es un activo valioso, pero también un riesgo si todo ese conocimiento vive en un Excel personal.

Llevar la gestión de cuentas por cobrar al mismo sistema donde se registran las ventas no reemplaza a quien cobra: le entrega una base ordenada para hacerlo mejor.

Preguntas frecuentes

¿Un software de cobranza reemplaza a la persona que cobra?

No. Entrega a quien cobra un listado ordenado y actualizado de clientes con saldo pendiente, para que dedique su tiempo a gestionar y no a armar planillas.

¿Puedo asignar distintos cobradores a distintos clientes?

Sí. El listado de clientes del módulo de Cobranzas permite asignar cobradores responsables.

¿La cobranza queda conectada con las facturas y los pagos del ERP?

Sí. El módulo trabaja sobre las cuentas por cobrar del propio ERP, por lo que los documentos y su estado de pago provienen del mismo sistema.

Software de cobranza: cuando la cobranza vive en el Excel de una sola persona

¿Qué está pasando en el comercio con las cuentas por cobrar?

¿Por qué la cobranza manual se vuelve un riesgo con la Ley 21.131?

Cómo funciona el software de cobranza de Defontana

Cómo cambia la rutina de cobranza

En resumen

Preguntas frecuentes

¿Un software de cobranza reemplaza a la persona que cobra?

¿Puedo asignar distintos cobradores a distintos clientes?

¿La cobranza queda conectada con las facturas y los pagos del ERP?

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