Un software de contabilidad es un sistema computarizado que permite centralizar y optimizar la gestión de la información financiera, simplificando los procesos del área.
Y aunque cada plataforma tiene características particulares, los programas más completos contemplan las siguientes funcionalidades:
- Registro de ingresos y egresos.
- Sistematización de la contabilidad en planes de cuentas predefinidos o creados por el usuario.
- Conciliación bancaria.
- Generación de estados financieros e informes indispensables, como Libro Diario y Libro Mayor, alineados con las IFRS.
- Flujo de caja.
- Gestión y generación de Declaraciones Juradas (DDJJ).
- Generación del cierre del período contable.
- Integración con el sistema de facturación electrónica y otras plataformas empresariales, como CRM o ERP.
- Carga masiva de datos.
Es importante mencionar que los mejores software de contabilidad suelen operar en la nube, lo que permite a los colaboradores ingresar a la plataforma o a datos específicos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Lo anterior también se traduce en una mayor seguridad de la información, ya que puedes establecer permisos de acceso para que solo puedan ingresar a la plataforma quiénes tú autorices.
¿Qué beneficios obtengo al implementar un software para llevar la contabilidad de mi negocio?
Las funcionalidades de los mejores software de contabilidad otorgan a las empresas ventajas de incalculable valor. Veamos:
1. Ahorro de tiempo e incremento de la productividad
La automatización de procesos repetitivos -como las conciliaciones bancarias o la generación de estados financieros- nos permite optimizar el tiempo para enfocarnos en tareas más estratégicas.
Adicionalmente, la integración del software con los sistemas de facturación electrónica, remuneraciones e inventarios, potencia aún más la automatización de procesos contables asociados a estas áreas: control de stock, nóminas, registro de ventas y egresos, etc.
Lo anterior permite realizar más tareas de contabilidad en menos tiempo. De hecho, se estima que, gracias a la tecnología contable, el 56% de los contadores incrementó su productividad de forma significativa.
2. Centralización de la información y optimización de la toma de decisiones
Al gestionar toda la información contable en una sola base de datos -que se actualiza en tiempo real-, es posible tener una contabilidad fidedigna en todo momento.
A diferencia de los archivos en Excel, por ejemplo, no corremos el riesgo de incurrir en redundancias, ya que la información -al ser centralizada y en la nube- puede ser vista por diversos colaboradores, actualizada en todo momento.
Así evitamos silos de información que dificultan una gestión contable de calidad, lo que se traduce en conocimiento de valor para optimizar la toma de decisiones financieras.
3. Reduce las probabilidades de error
Aplicar fórmulas matemáticas y hacer registros manualmente implica siempre una probabilidad de error, incluso para los contadores más experimentados.
Grave problema si consideramos que un mínimo error puede inducir a una mala planificación o a tomar decisiones con base en información inexacta. Con el software ese riesgo se reduce a cero.
4. Ahorro de costos
Los beneficios anteriores derivan en un importante ahorro de costos operativos, ya que se incrementa la productividad sin requerir de un incremento de personal, permitiendo a los profesionales del área mejorar su rendimiento gracias a una plataforma especializada en contabilidad.
Además, es claro que la contabilidad tiene ahora un enfoque más digital, como todas las áreas de negocio. Quedarnos al margen de esta tendencia implica perder competitividad.
¿Dónde adquirir un software para llevar la contabilidad de mi negocio?
Si bien en el mercado existen diversas alternativas, a la hora de elegir una plataforma contable es necesario evaluar factores como la usabilidad, escalabilidad y asistencia técnica. Esto y más es lo que te ofrecemos en Defontana, a través de nuestro software de contabilidad.
Garantizamos escalabilidad, seguridad de la información e integración con otros sistemas empresariales, entre otros beneficios, a través de suscripciones a la medida de nuestros clientes.
Con Defontana, lleva la contabilidad de tu empresa al siguiente nivel.
