Consejos para usar correctamente un software de inventario

Un software de administración de inventarios representa una inversión de suma importancia para toda empresa, puesto que simplifica la gestión del stock y nos brinda visibilidad total de la mercadería que poseemos en almacenes y puntos de venta. Si cuentas con uno y deseas sacarle el mejor provecho, sigue los siguientes consejos que recopilamos para usar correctamente un sistema de este tipo:

Actualizar el inventario habitualmente

Es necesario realizar periódicamente un conteo físico del stock, para verificar que coincida con las existencias registradas en el software de gestión de inventarios e identificar posibles pérdidas.  Recordemos que el sistema se encarga de almacenar la información y brindarnos la posibilidad de administrarla, pero no tiene control sobre las mercaderías en físico. Por ejemplo, si se están presentando hurtos, el programa no puede avisarnos.

Prestar atención a los ingresos y egresos

Toda la mercancía que ingrese y salga del almacén o punto de venta debe ser registrada para no generar inconsistencias entre lo que figura en el software de inventario y las existencias reales en stock. Así las cosas, es bueno designar a un  responsable de generar los respectivos informes de recepción de productos y guías de despacho. Esto nos permite evitar quiebres de stock o exceso de abastecimientos.

Restringir el acceso al software de inventario

A nuestro software de administración de inventarios solo debe ingresar personal de confianza. Preferiblemente una sola persona que, además, no debe tener acceso a los registros contables de la empresa. Esto con el fin de prevenir alteraciones de los movimientos reportados por el almacén y los registrados en la contabilidad. Además, esa persona debería firmar una garantía en la que se haga responsable de las pérdidas por robo o deterioro físico.

Hacer registros lo más específicos posible

Para tener un stock ordenado en el sistema, debemos individualizar los productos de la manera más completa posible. Es decir, debemos registrar por separado cada una de las existencias aun cuando guarden cierta relación entre sí. Por ejemplo, si tenemos 40 paquetes de galletas de la misma marca y tamaño, pero de diferente sabor, no las ingresamos como una sola referencia, sino que hacemos un registro por cada sabor. De esa manera podemos tener un mayor control sobre las existencias y evitar confusiones. Finalmente, un consejo para las empresas: lo ideal es contratar un software de gestión de inventarios alojado en la nube, ya que así podremos administrar la información desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incrementando el dinamismo y la productividad de nuestro negocio.