La experiencia nos ha demostrado que una buena gestión contable y financiera es imprescindible para el éxito de una empresa, porque permite el control eficiente de sus cuentas y de sus finanzas. Esto se traduce en garantía de continuidad y estabilidad del negocio o, reduciendo al mínimo las posibilidades de quiebra por una mala administración que -a propósito- es el motivo de fracaso del 17.4% de los emprendedores chilenos, según cifras de la ASECH.
En términos funcionales, al tener identificado el estado financiero del negocio podemos tomar decisiones más acertadas y cercanas a la realidad, por lo menos en los siguientes aspectos:
- Operaciones e inversiones.
- Financiación.
- Reparto de dividendos.
Adicionalmente, debemos señalar que comprender el comportamiento de las entradas y salidas de efectivo, así como el estado financiero general del negocio, brinda la posibilidad de trabajar en puntos críticos para el sostenimiento de cualquier empresa, tales como:
- Evaluación de los activos y pasivos.
- Cálculos de rentabilidad y estimación de riesgos.
- Análisis comparativos del rendimiento del negocio con otros del mismo sector o las proyecciones realizadas.
- Cumplimiento oportuno de la normatividad tributaria y contable, respondiendo correctamente ante fiscalizaciones y demandas legales.
- Análisis y control de costes, para descubrir en qué áreas funcionales podemos reducir este concepto.
- Manejo de cajas menores y optimización de la liquidez.
- Presupuestos, con los cuales definir objetivos de ventas, costes asociados, utilidades esperadas, inversiones a realizar, etc.
Cuando descuidamos las finanzas y la gestión contable podemos llevar a la empresa a la insolvencia económica porque, simplemente, no sabemos a ciencia cierta con qué recursos contamos, el nivel de rentabilidad del negocio, su valor o cómo invertir y controlar los gastos, entre otros factores.
Pero ¿cómo llevar una correcta gestión contable y financiera?
Para que las finanzas sean una herramienta útil a los intereses del negocio, la información debe permanecer actualizada, debidamente sistematizada y accesible en cualquier momento. Al hacerlo podemos generar informes y realizar los respectivos análisis para sacar conclusiones y tomar decisiones relevantes.
Para ello, tenemos que sincronizar todos los movimientos económicos con el área contable de la empresa y realizar los debidos asientos cuando sea necesario. De esa manera, creamos una conexión en tiempo real entre lo que sucede financieramente en la empresa y su contabilización, con el fin de ejercer mayor control sobre su situación económica.
Un software administrativo contable garantiza dichas características de registro y sincronización, ya que son diseñados para entregar soluciones al ejercicio de la contabilidad y la gestión de la nómina empresarial.
Por otro lado, son necesarias la representación de escenarios y las proyecciones basadas en datos históricos, factores del entorno e indicadores macroeconómicos, con el fin de visualizar el comportamiento financiero de una acción determinada y su impacto en la entidad. De ese modo tenemos la posibilidad de establecer estrategias para aprovechar al máximo los recursos disponibles.
Por supuesto, la gestión eficiente de las finanzas no se limita a la contabilidad: también involucra la administración y control de todos los recursos de la empresa y de sus flujos de efectivo. En este sentido, también tenemos que centrar esfuerzos en la digitalización de otras áreas de impacto directo en la salud financiera de la compañía, como cobranza, remuneraciones, facturación, ventas, etc. Existe un software administrativo para cada una de ellas y su implementación se traduce en una reducción de tiempo y eliminación de errores al realizar las tareas propias de los departamentos en mención.
