¿Qué es una guía de despacho y cuáles tipos existen?

La guía de despacho es un documento tributario de emisión obligatoria cuando optamos por postergar la entrega de la factura y movilizamos bienes, al margen de que constituyan o no una venta. Su principal objetivo es respaldar el traslado y entrega material o simbólica de las mercaderías.  Desde el 17 de enero de 2020, debes emitir en formato electrónico las guías de despacho. El SII nos ha recordado que estos documentos electrónicos mantienen los mismos requisitos que cumplían los generados en papel: 

• La fecha del DTE tiene que corresponder a la de envío de las mercaderías al comprador, o a aquel en que éste las retire. Es decir, no debemos considerar el tiempo que transcurra desde el punto de despacho al lugar de entrega. 
• El formato guía de despacho debe contener nombre, dirección y Rut tanto del comprador como el vendedor. 
• Numeración correlativa. 
• Presentar el detalle y precio unitario de las mercaderías enviadas o retiradas.
• Registrar la Patente del vehículo. 
• El vendedor debe conservar los duplicados de las guías durante seis años, relacionando el número de la correspondiente factura.

Tipos de guías de despacho SII

Existen diversos tipos de guía de despacho electrónica, que debemos usar dependiendo de las particularidades del traslado y la operación comercial.

Guía de despacho de transacción que constituye venta

Es la clase de guía más común. La utilizamos cuando vamos a trasladar mercadería que constituyen una venta por la cual se emitirá posteriormente la respectiva factura. 

Guía de despacho de ventas por efectuar

Esta guía la usamos cuando despachamos mercancías que a las que aún no les hemos asignado valor, pero cuya venta ya ha sido pactada con un cliente.

Guía de despacho por consignaciones 

Este documento tributario se utiliza para respaldar la movilización y entrega efectiva de productos consignados a terceros que no poseen la titularidad legal y mercantil de los mismos, pero sí cuentan con el derecho o permiso para tenerlos y venderlos.

Guía de despacho de traslados internos

Este formato guía de despacho es emitido cuando realizamos traslados de mercancías entre sucursales o almacenes propios, es decir, pertenecientes a la misma empresa. 

Guía de despacho de entrega gratuita

Como su nombre lo indica, la emitimos cuando enviamos y entregamos mercaderías sin un cobro a cambio. Es una transacción comercial poco frecuente, que se da solo entre aliados comerciales o partes con relaciones mercantiles de vieja data. 

Guía de despacho de traslado para exportación (no venta)

Esta guía avala el traslado de productos a otros países cuando la operación no constituye una venta. Ejemplo de esto es el envío de muestras a clientes potenciales en el extranjero. 

Guía de despacho de venta para exportación

A diferencia de la anterior, esta guía de despacho electrónica sí se utiliza cuando la exportación constituye una venta, que por supuesto debemos facturar según los lineamientos establecidos por las autoridades nacionales.

Guía de despacho de devolución

En este caso, el documento tributario cumple la función de respaldar el traslado de mercancías devueltas por el cliente o comprador, independientemente del motivo de rechazo.  Estas son las principales guías de despacho SII. Emitirlas es una de las tantas cosas que puedes hacer con un sistema de facturación virtual, que además te permite generar todos los Documentos Tributarios Electrónicos exigidos por ley, acceder a factoring, generar reportes de ventas o compras y centralizar la información de las operaciones comerciales.  Defontana es una de las mejores opciones disponibles. El sistema ofrece un formato guía de despacho personalizable, con el valor agregado de que podemos integrarlo al sistema contable para potenciar el control de cuentas por cobrar y los ciclos comerciales.