¿Qué es y cómo funciona la factura electrónica?

En lo que va del año 2022, en Chile se han emitido cerca de 390 millones de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y, de esa cantidad, casi 219 millones corresponden a facturas electrónicas, lo que evidencia el impulso que está teniendo el comercio a través de las Tecnologías de Información (TI), pero, ¿qué es y cómo funciona una factura electrónica?

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que cuenta con la misma validez de la factura impresa, utilizado de forma obligatoria para respaldar las operaciones comerciales entre contribuyentes. Lleva la firma digital del emisor, y su numeración es autorizada a través de internet por el Servicio de Impuestos Internos, donde además se puede consultar su validez.   Al comenzar a emitir factura electrónica, también vamos a poder enviar y recibir otros Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs) como, por ejemplo, facturas de exportación, notas de débito y de crédito, así como guías de despachos, entre otros DTEs, los cuales dinamizan la actividad de nuestra empresa, al aportar precisión, eficiencia, rapidez y seguridad en el cumplimiento de esta normativa. 

¿Qué elementos debe contener una factura electrónica?  

Para que nuestros comprobantes digitales no generen inconvenientes futuros al momento de contabilizarlos y de validar las garantías, debemos suministrar los datos asociados a la operación que realicemos, estos son: 

• Fecha de emisión, considerando día, mes y año.  
• Datos de identificación del comprador.  
• Naturaleza del servicio y su precio.  
• Costo de impuestos que tengan que pagarse.  
• Número y fecha de la guía de despacho.  
• Condiciones de venta, es decir, si es al contado o a crédito.  
• Otros identificadores de referencia opcionales, como el número de orden de compra o de la hoja de recepción.

Es recomendable contar con un software de ventas y facturación que facilite todo el proceso de emisión, contabilización y gestión de los documentos electrónicos.

¿Cuáles son los requisitos para emitir factura electrónica?  

Además de contar con el RUT de la empresa, para inscribirnos en el sistema de facturación electrónica del SII y emitir el comprobante digital, tenemos que cumplir con los siguientes requisitos: 

• Comprobar el inicio de actividades.  
• Si se requiere emitir DTEs con IVA, es necesario ser contribuyente de IVA y contar con verificación de actividades.
• Calificar como contribuyente de primera categoría.  
• No tener condición de querellado, acusado o procesado por delitos tributarios.  
• Postularse y certificarse ante el SII.

¿Cómo hacer una factura electrónica mediante el SII? 

Si queremos saber cómo hacer una factura electrónica mediante el sistema del SII, basta con seguir estos tres pasos básicos, que apenas requieren de unos pocos minutos: 

1. Acceder al sistema de facturación electrónica 

Para ello debemos ingresar a la sección Facturación Electrónica MIPYME disponible en la oficina virtual del SII, y luego autenticarnos como contribuyente, colocando nuestra clave y el RUT. Posteriormente, es necesario elegir la opción “Emisión de documentos tributarios electrónicos” y seleccionar “Factura electrónica”

2. Ingresar los datos de la factura 

Estos son: RUT del comprador, dirección del comprador, tipo de venta, forma de pago, detalles del producto o servicio, y referencias a otros DTEs. Luego seleccionamos la opción "Validar y Visualizar” y listo. 

3. Confirmar la emisión 

Presionamos la opción “Firmar y Enviar”. En este paso, se tiene que firmar electrónicamente el documento (para lo que se requiere contar con una firma electrónica) tras lo cual nuestra factura será enviada al SII. Para revisarla, podemos hacer clic sobre “Ver Documento", descargar una copia en PDF e imprimirla si es necesario.  En la actualidad, existen distintas herramientas que pueden ayudarnos a optimizar nuestro negocio, y una de ellas es Tivendo POS, el software de ventas ofrecido por Defontana con el que, además de automatizar las operaciones y controlar en línea todas las cajas y/o sucursales, podrás gestionar de forma integrada, inventario, stock y precios, así como la emisión de factura electrónica y otros DTEs.