Todo lo que debes saber del contrato electrónico

Las nuevas tecnologías y la digitalización de la gestión documental han fortalecido la popularidad del contrato electrónico, al punto que cada día son más las empresas que lo adoptan, desplazando así las contrataciones suscritas en papel. Teniendo en cuenta que se trata de una tendencia ligada a la digitalización, vale la pena conocer un poco más sobre el tema.

¿Qué es un contrato electrónico? 

Se trata de un acuerdo redactado en formato digital y suscrito de forma online, usualmente con firma electrónica y sin que las partes se reúnan de forma presencial. Es decir, es la versión electrónica del tradicional contrato en papel.  Por ejemplo, un contrato de trabajo online es el mismo contrato de trabajo tradicional, con los deberes y derechos tanto del empleador como del trabajador, solo que plasmado en formato digital y firmado de manera electrónica.  Al ser celebrado por medios digitales certificados, otorga rapidez y ahorro de recursos, mientras simplifica por completo la gestión digital del ciclo de vida de los contratos. 

El contrato electrónico tiene plena validez legal

En Chile, el artículo N.° 3 de la Ley 19.799 establece que: “los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”.  En otras palabras, el contrato digital es tan válido y vinculante como el celebrado en papel, siempre que sea suscrito con firma electrónica. Esta garantiza la integridad del documento, la autoría y no repudio de las partes firmantes.  En el caso de los contratos laborales, el Código del Trabajo solo exige que el contrato de trabajo conste por escrito (artículo N.° 9), sin hacer ninguna alusión al formato en que debe presentarse. Atendiendo a lo señalado en los párrafos anteriores, podemos afirmar que es plenamente legítimo suscribirlo con firma electrónica.  Además, el contrato de trabajo online es clave en un contexto digital como el actual. Para empezar, agiliza todo el proceso de captación y contratación de talento, mientras garantiza una gestión documental más ordenada, en la que colaboradores y empleadores tendrán acceso inmediato a sus contratos cada vez que lo requieran. 

¿Cómo hacer un contrato de trabajo electrónico?

¡Es muy sencillo! Únicamente necesitamos una herramienta de gestión documental y firma electrónica, preferiblemente con plantillas de contrato laboral sobre las cuales escribir el acuerdo en específico. Una vez redactado, se envía a las partes en formato digital para que coloquen la respectiva firma. En todo caso, debemos tener presente que, de acuerdo con lo establecido por la Dirección del Trabajo, los colaboradores tienen que aceptar de forma expresa que la documentación laboral sea tratada en formato digital, ya que la ley no obliga a los trabajadores a abrir canales electrónicos para recibir dichos documentos.  Adicionalmente, la copia del contrato que el empleador debe recibir por ley no puede ser enviada a correos o casillas institucionales a las que este no tendrá acceso una vez finiquite la relación laboral. Tenemos que mandarla a su email personal.  Al hablar de cómo hacer un contrato de trabajo electrónico, lo más importante es integrar soluciones tecnológicas que faciliten el proceso de realización y firma de contratos, como Zenda, de Defontana, diseñado para optimizar las labores ligadas al área de Recursos Humanos. Con Zenda, de Defontana, comienza hoy a mejorar los flujos de trabajo relacionados con los colaboradores de tu empresa -como contratos o solicitud de vacaciones-, y disfruta de los beneficios derivados de la digitalización del departamento de RR. HH.