6 consejos para elegir un sistema de gestión documental

La gestión de los documentos es uno de los elementos básicos para que una empresa lleve a cabo los procesos enfocados a la organización, almacenamiento y recuperación de archivos impresos o digitales, como formularios, solicitudes de trabajo, contratos, registros variados y facturas.

En un entorno empresarial donde la cantidad de información es abrumadora, la gestión documental es fundamental y debe ser lo más eficiente posible. 

El empleo de soluciones digitales es fundamental para alcanzar este objetivo. En este artículo, exploraremos las características clave que estas soluciones deben tener para garantizar el éxito en la gestión documental

6 tips para seleccionar un buen software de gestión documental

Exploremos algunos consejos útiles para tener en cuenta al elegir el gestor de documentos que mejor se adapte a las necesidades de nuestra empresa.

1. Considerar el tamaño del negocio

Lo primero que debemos tener en cuenta es el tamaño de nuestra organización, ya que nos dará una idea del volumen de documentos con los que trabajamos. Es fundamental elegir un software que tenga la capacidad de manejar esta cantidad de datos. 

Además, debemos considerar la escalabilidad, es decir, que el software pueda adaptarse al crecimiento de la empresa y gestionar sin problemas un mayor volumen de datos a medida que crece.

2. Integración con otros sistemas de la organización

El valor de una solución digital de gestor documental crece si permite su integración con otros software ERP, como los enfocados en Recursos Humanos, contabilidad, clientes, entre otros. 

Esta integración facilita la organización de los documentos y agiliza los procesos, entregando eficiencia y rapidez en el acceso de la información. 

3. Indexación eficaz

Es importante que la solución de gestión documental ofrezca la posibilidad de indexar los documentos empresariales de manera fácil y bajo una amplia variedad de categorías. 

Lo anterior simplifica la búsqueda de documentos, ya sea por fecha, tema o tipo, lo que garantiza que el proceso sea rápido y preciso.

4. Rapidez de implementación

La finalidad de un software de gestión documental es simplificar los procesos empresariales, por lo que su integración en la dinámica empresarial debe ser lo más sencilla posible. 

Por su parte, tiene que presentar una interfaz intuitiva dentro de una plataforma que no requiera un entendimiento complejo, garantizando así una adopción fácil y eficiente por parte de los usuarios.

5. Flujo automatizado

Debe permitir trabajar con muchos documentos a la vez, con la posibilidad de establecer patrones por seguir en formatos que sean repetitivos o en aprobaciones. 

Con esta característica, la empresa se ahorra tiempo y gana eficiencia operativa.

6. Capacidad de soporte técnico

El soporte técnico debe ser sólido, inmediato y efectivo. Es esencial que cualquier mal funcionamiento del software o dudas sobre sus funciones sean abordados de manera rápida y resolutiva para evitar afectar la productividad de la empresa. 

La respuesta o solución a cualquier inconveniente tiene que ser inmediata para garantizar un flujo de trabajo sin interrupciones.

Escoge el mejor gestor de documentos

La eficiente gestión de documentos en una empresa es clave para mantener la productividad y evitar retrasos en el trabajo. 

Cuando la gestión de los documentos no se realiza adecuadamente, se pierde mucho tiempo buscando documentos o incluso teniendo que volver a crearlos si no se encuentran, lo que afecta negativamente al rendimiento general de la empresa.

Defontana pone a tu alcance su Gestor Documental, con el cual podrás crear una gran variedad de documentos, de forma parametrizada y masiva, con una interfaz intuitiva que te dará la posibilidad de guardarlos, jerarquizarlos y ordenarlos, todo con respaldo en la nube.

Experimenta los beneficios de un software de gestión y mantén bien organizados tus documentos empresariales.

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