La gestión documental implica el manejo de una gran cantidad de información que es fundamental para el funcionamiento de la empresa, pero no siempre se realiza de forma correcta y eso puede ir perjudicando gradualmente el desempeño organizacional.
Por lo tanto, es importante identificar los errores a fin de prevenir posibles problemas en la gestión documental que podrían crecer gradualmente hasta convertirse en una pérdida para la empresa.
Reconocer oportunamente áreas de mejora es fundamental para preservar la productividad y la eficiencia operativa.
6 errores más frecuentes en el sistema de gestión documental
Identifiquemos los errores más comunes que pueden generar problemas de gestión de documentos:
1. Trabajar con documentos impresos
En la era digital, el uso del papel se está volviendo obsoleto debido al costo de las hojas y la tinta, así como al espacio físico que ocupan, un factor que se vuelve más significativo a medida que el volumen de documentos aumenta.
2. No utilizar correctamente las herramientas digitales
Por otro lado, la digitalización va más allá de simplemente usar un computador para crear archivos.
En el caso de los documentos empresariales, que suelen ser abundantes, existe el riesgo de perderlos, al igual que sucede con los documentos impresos cuando no se les otorga un orden adecuado al ser generados.
3. Usar software que no se integre
Utilizar soluciones digitales para mejorar este proceso es beneficioso, pero el error puede surgir al elegir una que no se integre con el resto del software empresarial que genera documentos.
Lo anterior no resuelve la desorganización ni mejora la eficiencia en los tiempos de orden y consulta, ya que cada programa albergará su propia información, desperdiciando recursos al no compartirse de forma centralizada.
4. No utilizar la nube
Depender de soportes físicos conlleva riesgos, ya sea papel o dispositivos electrónicos, ambos susceptibles a daños por el paso del tiempo, descomposición de archivos o casos extremos como inundaciones o incendios.
Por lo tanto, es un error no contar con un respaldo seguro de los documentos en la nube.
5. Utilizar la nube, pero sin un orden
El simple uso de la nube no es suficiente. Otro error común es utilizar repositorios para almacenar archivos sin aplicar un criterio de categorización basado en tipo de documento, fecha u otras pautas que proporcionen un orden al sistema de gestión documental.
En este caso, la nube sólo ofrece una capa adicional de protección a la información, sin agregar valor organizativo al proceso.
6. No llevar un proceso determinado
En el proceso de gestión documental, puede haber múltiples personas involucradas, directa o indirectamente, y a menudo no hay un consenso sobre los procedimientos para llevar a cabo esta actividad.
¿El resultado? Dificulta la búsqueda de archivos o incluso ocasionar que algunos falten.
¿Cómo evitar los problemas de gestión de documentos?
Una vez que identificamos los errores, es momento de conocer lo que podemos realizar para anticiparnos a ellos o darles solución:
- Definir procedimientos a seguir: esto con la finalidad de tener un criterio que permita el orden y tener la certeza de que toda la información está disponible para su consulta.
- Modernizar la empresa y usar el software adecuado: dejar de usar papel para los documentos y comenzar a utilizar un software de gestión especializado para bajar costos, optimizar procesos y lograr un mejor orden en menos tiempo.
- Tener una correcta gestión de archivos en la nube: aunque el soporte sea más estable que uno físico, hay que aplicar criterios de guardado en la nube para que la información no esté desorganizada.
- Llevar a cabo auditorías internas: es necesario para verificar que el sistema funciona; y si no es así, no entrega directrices para realizar los ajustes requeridos.
Para evitar los errores mencionados, puedes aprovechar un software especializado como el Gestor Documental Defontana.
Este software no sólo permite crear documentos bajo parámetros específicos, con orden y de forma masiva, sino también ofrece características de gestión de archivos en la nube.
Así, garantizamos que cada documento esté correctamente categorizado, indexado y seguro desde su origen.
