La implementación de la factura electrónica Chile inició en 2014, mediante la Ley N° 20.727, y finalizó en febrero de 2018. Ahora todas las empresas emiten sus documentos tributarios en formato digital. De hecho, solo durante 2018 se emitieron más de 533 millones de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). Sin embargo, a la fecha todas las entidades comerciales deben emitir sus DTE -boletas, facturas, etc.- en formato electrónico.
En ese contexto, empresas de todo tipo tienen hoy la necesidad de adoptar programas informáticos de contabilidad y facturación que les permitan cumplir con este mandato. Y la integración en los sistemas de información empresarial ERP se erige como una de las mejores opciones.
¿Cómo la integración de ERP factura electrónica agiliza la emisión de documentos tributarios digitales?
Los sistemas de información empresarial ERP nos permiten optimizar los procesos internos mediante la implementación de diferentes módulos o aplicaciones informáticas, las cuales se comunican entre sí e intercambian información a través de una base de datos centralizada.
En ese sentido, una de las ventajas más importantes del sistema ERP es que todo está integrado en un marco de trabajo común. Al usarlo, tenemos en una sola plataforma -aunque en distintos módulos- los programas informáticos de contabilidad y facturación, el CRM y demás aplicaciones que necesitamos para gestionar eficientemente los recursos empresariales de nuestro negocio.
De esta manera, optimizamos la visibilidad de la información dentro de la organización, haciendo que el proceso de toma de decisiones sea más eficiente. Pero también logramos estandarizar procesos, agilizar flujos de datos entre los distintos departamentos de la empresa y eliminar la redundancia de datos.
Específicamente hablando de la integración de ERP factura electrónica, podremos emitir los documentos tributarios desde la plataforma, obteniendo un importante beneficio: la información del módulo de Facturación se refleja en el de Contabilidad y en el de Inventarios. Así, optimizamos el registro contable y el sistema de gestión de stock pues, al crear las facturas, el sistema realiza automáticamente el correspondiente asiento y, en caso de que el producto haya sido entregado, genera el respectivo ajuste en en las existencias.
Además, debemos tener presente que al facturar desde un ERP el proceso es mucho más rápido porque tenemos a nuestra disposición, en una misma plataforma, información importante para la elaboración del documento, como lo es la relativa a clientes, inventario y coordinación logística (existencias entre inventario y bodega).
Finalmente, cuando realizamos dicha integración, la información de facturación queda guardada directamente en la base de datos del ERP, facilitando su revisión por parte del personal encargado. Por ejemplo, el departamento de Cobranza tendrá acceso en tiempo real a los documentos pagos e impagos, para ejecutar de manera más eficiente su labor.
En conclusión, tanto para a boleta electrónica como para la factura electrónica Chile -y otros DTE- es recomendable apoyarse en un ERP, ya que al automatizar la mayor parte de procesos asociados a su gestión, podemos agilizar significativamente los flujos de trabajo y aumentar la productividad del negocio. Además, debemos tener presente que la facturación digital permite un ahorro de aproximadamente 67%, pues se elimina la necesidad de papel y la gestión de los documentos en formato físico, entre otros aspectos.
Lo importante, a la hora de hacer la implementación, es trabajar de la mano con un proveedor de reconocida trayectoria en el mercado, ya que un ERP puede ser determinante en el crecimiento de una organización. Por eso, al momento de evaluar opciones, debemos considerar factores como soporte técnico 24/7 y capacitación continua sin costo, ya que solo así podremos sacar el máximo provecho a la plataforma.
