Todas las empresas deben cumplir con normativas y regulaciones de orden general, más las específicas para la industria en la que se desenvuelven.
No hacerlo implica el riesgo de sanciones, pérdidas financieras y afectaciones a la reputación. Por esta razón,/ debemos conocerlas e implementar herramientas para optimizar su cumplimiento, ámbito en el que resulta clave implementar un software ERP, con diversas funcionalidades de automatización y alta escalabilidad.
¿Cómo ayuda el sistema ERP al cumplimiento normativo?
Los diferentes tipos de ERP online nos permiten agregar módulos de gestión de las diferentes áreas de negocio en la medida que la empresa lo requiere.
Cada uno de ellos integra la automatización de procesos, con el plus de que se ejecutan en el marco de la legislación que los regula. En este sentido, son numerosas las formas en que el sistema ayuda al cumplimiento normativo. Algunas de las más comunes son:
1. Gestión de remuneraciones
El software ERP integra un módulo para la gestión de recursos humanos, en el que podemos automatizar el cálculo de remuneraciones, aplicando al sueldo de cada trabajador los respectivos haberes (horas extras, comisiones, bonos, etc.) y las deducciones de impuestos, cotizaciones previsionales y demás permitidas por la legislación tributaria y laboral.
Incluso podemos liquidar, en el marco de la ley, el pago de vacaciones y de los diferentes tipos de finiquitos.
2. Gestión de contratos y documentos laborales
En el sistema ERP también tenemos la oportunidad de llevar en orden y bajo control toda la documentación laboral.
Lo anterior es importante si consideramos, por ejemplo, que los empleadores chilenos tenemos la obligación de conservar los documentos laborales de los ex dependientes por un mínimo de 5 años desde la desvinculación laboral.
3. Control de horas de trabajo
Esta herramienta nos brinda la oportunidad de administrar digitalmente el marcaje de asistencia y el control de los empleados, en el marco de los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo, entre los cuales destaca la obligación de almacenar los registros históricos durante un mínimo de 5 años.
Adicional, el sistema está completamente alineado con el módulo de remuneraciones, facilitando el cálculo en lo que respecta a horas extras, ausencias, incapacidades laborales, etc.
4. Contabilidad según normativa y cumplimiento tributario
El software cuenta con un módulo contable que opera según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
En materia de cumplimiento tributario, el software guarda toda la información financiera necesaria para diligenciar las diferentes obligaciones.
Incluso, Defontana, uno de los mejores sistemas ERP en Chile, automatiza la generación de informes y Declaraciones Juradas.
5. Protección de datos
En el mundo digital en que nos desenvolvemos es fundamental proteger la información de clientes, proveedores, accionistas y demás skateholders que almacenamos en nuestras bases de datos.
En el software ERP podemos almacenar de forma segura todos los datos asociados a las diferentes áreas de gestión.
6. Ventas alineadas con la normativa tributaria
El sistema ERP permite integrar un software de Punto de Venta (POS) que, además de agilizar todos los procesos relacionados con gestión de almacenes y ventas, emite boletas y facturas electrónicas con conexión directa al SII.
7. Mayor visibilidad y control de la cadena de suministro
Un componente clave en el cumplimiento normativo es la visibilidad, transparencia y trazabilidad de los procesos comerciales, especialmente los asociados a la cadena de suministro. Los diferentes tipos de ERP se especializan en esto, sin importar la industria a la que pertenezca el negocio.
En conclusión, un software que cuenta con diversas automatizaciones y alta escalabilidad puede ayudar a cumplir las regulaciones a tiempo y disminuir errores.
Defotana es uno de los mejores sistemas ERP en Chile, con el plus de que opera 100% online Y permite múltiples integraciones con otros sistemas. Conócelo y descubre todo lo que puede hacer por tu negocio en materia de cumplimiento.
