¿Cómo nos ayuda la gestión documental en tareas diarias?

Autor: df_user

La gestión documental se refiere a la práctica de almacenar -de forma ordenada y segura- los documentos de una organización, de modo que estén protegidos y podamos utilizarlos cuando sea necesario.

Ahora bien, ¿cuál es el objetivo de la gestión documental? Solo en Estados Unidos más del el 50% de oficinistas afirma que suele perder tiempo buscando archivos imprescindibles en sistemas desordenados. Por lo tanto, el objetivo de implementar mejoras en este aspecto es evitar la pérdida de tiempo y productividad.

Beneficios de un sistema de gestión documental para empresas

Con una mejor idea de cuál es el objetivo de la gestión documental, es momento de revisar los principales beneficios que entrega a las organizaciones:

1. Disminución del riesgo de errores

Para que entremos en contexto, al referirnos a un sistema de gestión documental estamos hablando de un método automatizado de digitalización, almacenamiento y organización de documentos.

De este modo, la tarea de entrada de datos se puede realizar automáticamente, disminuyendo los errores asociados a digitación o gestiones manuales. Esto, especialmente cuando el volumen de datos es considerablemente alto.

2. Datos más precisos para analizar indicadores de rendimiento

En el caso de que manejemos altas cantidades de documentos, extraer todos los datos de manera manual es una tarea engorrosa y que toma mucho tiempo. Como ya vimos, la automatización nos permite evitar errores de transcripción, por lo tanto, las cifras necesarias para analizar el rendimiento de la empresa también serán más precisas.

Esto favorece un diagnóstico actualizado y confiable de la organización, algo clave para identificar oportunidades de mejora.

3. Eliminar el formato físico

Implementar un software de gestión documental influye de manera positiva en los procesos cotidianos, ya que nos permite reducir los costos involucrados en impresiones y almacenamiento.

Por otro lado, ya no corremos el riesgo de perder, manchar o dañar documentos esenciales para el negocio, muchos de los cuales son el soporte de relaciones con trabajadores, clientes o proveedores.

4. Mejor acceso a la información

Otro beneficio es que ya no tenemos que pasar horas buscando entre un sinfín de documentos duplicados, incompletos o archivados incorrectamente.

Un sistema de gestión moderno nos permite centralizar toda la documentación del negocio en un solo lugar, para que los miembros del equipo puedan acceder a la información en cualquier momento.

Más importante aún, si utilizamos un software basado en la nube podremos acceder a archivos desde cualquier sitio y dispositivo, únicamente necesitamos conexión a Internet.

5. Aumento de la productividad

Los procesos antiguos de gestión de documentos son deficientes, haciendo que los empleados pasen más tiempo del que deberían en tareas básicas como ubicar un documento por su fecha de modificación.

Esto no es solo un problema para los trabajadores, también afecta a la empresa, ya que el capital invertido en fuerza de trabajo se desperdicia cuando los colaboradores no ocupan el tiempo en actividades más relevantes.

Con un sistema de gestión documental podemos mejorar productividad y las operaciones de la empresa, haciendo el flujo de trabajo más eficiente gracias a la centralización de la información, lo que nos permite eliminar las brechas que limitan el rendimiento de nuestro negocio.

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¿Cómo nos ayuda la gestión documental en tareas diarias?

Beneficios de un sistema de gestión documental para empresas

1. Disminución del riesgo de errores

2. Datos más precisos para analizar indicadores de rendimiento

3. Eliminar el formato físico

4. Mejor acceso a la información

5. Aumento de la productividad

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