¿Qué es gratificación y cómo se calcula?

Saber qué es gratificación y cómo se calcula es imprescindible para contadores, directores de recursos humanos y empresarios, ya que es una de las remuneraciones establecidas en el artículo 42 del Código del Trabajo y constituye un derecho laboral irrenunciable. 

¿Qué es gratificación? 

La letra e) del artículo 42 del Código del Trabajo la define como “aquella parte de las utilidades con que el empleador beneficia el sueldo del trabajador”. Es decir, se trata de la repartición de una parte de las ganancias líquidas de la empresa entre todos los empleados.  Este beneficio legal, cuyo origen data de 1924 con la Ley 4.059 de los Empleados Particulares, ha evolucionado a lo largo del tiempo y actualmente se caracteriza por: 

• Estar supeditado a la obtención de utilidades líquidas en el ejercicio comercial. 
• Ser una remuneración variable de pago anual, usualmente en abril, aunque la ley permite a empleador y trabajador pactar pagos mensuales como anticipo. 
• El monto corresponde al 25% de lo devengado en el año por el trabajador, con un tope de gratificación de 4.75 ingresos mínimos mensuales; o a mínimo el 30% de las utilidades repartidas de forma proporcional.

Aparte de esta gratificación legal establecida en el artículo 42 del Código del Trabajo, existen otras categorías o clasificaciones de este beneficio:

Gratificación voluntaria

Se origina de la voluntad del empleador y no de las condiciones legales, por lo que puede no estar supeditada a la existencia de utilidades. 

Gratificación convencional

Se refiere al beneficio pactado individual o colectivamente, pero el monto nunca puede ser inferior al tope de gratificación que mencionamos líneas atrás.  Cabe señalar que, atendiendo al tiempo de trabajo, la gratificación también puede ser integral (empleados con año completo de servicio) o proporcional (empleados con menos de 12 meses en la empresa). 

¿Quiénes están obligados a pagar gratificación?

De acuerdo con la norma, están obligados a pagar el beneficio cada año los siguientes empleadores, siempre que no hayan obtenido pérdidas en el ejercicio:

• Empresas, cooperativas y establecimientos mineros, industriales, comerciales o agrícolas.
• Que tengan fines de lucro.
• Que estén obligados a llevar contabilidad.

¿Cómo se calcula la gratificación?

Una vez claro qué es gratificación podemos pasar a explicar cómo se calcula. Para esto, debemos recordar que la ley permite dos sistemas de pago: 

¿Cómo calcular gratificación cuando se paga el 25% de lo devengado en el año?

Al utilizar este mecanismo de bonificación, debemos sumar las remuneraciones mensuales de cada trabajador durante el año, y luego calcular el 25%, teniendo en cuenta que el tope de gratificación en este caso es de 4.75 ingresos mínimos mensuales.

¿Cómo se calcula la gratificación cuando se reparte el 30% de la utilidad líquida?

En este método, lo primero que debemos hacer es determinar la utilidad líquida de la empresa durante el ejercicio comercial. Del resultado obtenido calculamos el 30% y lo distribuimos entre todos los trabajadores, incluyendo a aquellos con contrato a 30 días o menos o con gratificación convenida.  Para obtener la suma que corresponde a cada empleado podemos aplicar el siguiente procedimiento: 

1. Dividimos las utilidades por el monto total de las remuneraciones anuales pagadas en el año. 
2. Multiplicamos el resultado obtenido de la operación anterior (un factor) por la remuneración anual de cada trabajador. 

Aunque los dos mecanismos para calcular gratificación implican operaciones matemáticas sencillas, suponen un proceso complejo y tedioso que, por fortuna, hace parte de las cosas que podemos automatizar con un software de remuneraciones, como Zenda, de Defontana ERP. Con esta plataforma todos los cálculos se realizarán en cuestión de minutos y con un margen de precisión del 100%.