3 beneficios de un sistema de gestión documental en RRHH

Autor: df_user

En un entorno empresarial tan digitalizado como el actual, las organizaciones precisan de herramientas que les permitan optimizar sus procesos y facilitar el acceso a la data de valor. Al respecto, un sistema de gestión documental representa una de las soluciones más importantes para resguardar archivos y ordenar los flujos de trabajo-

La transformación digital de las empresas adquirió más importancia en los últimos 12 meses a causa de la pandemia, según el 95% de los líderes mundiales encuestados en un informe de Harvard Business Review Analytic Services.

Y en ese proceso, resulta fundamental contar con un sistema de gestión documental en todas las áreas críticas de las empresas, siendo la de Recursos Humanos una de las que más beneficios recibe de este recurso.

¿Qué es un gestor documental y sus principales funciones?

Un sistema de gestión de los documentos o document management system (DMS) -por sus siglas en inglés- es un software especialmente diseñado para subir, almacenar, administrar y controlar de forma centralizada el flujo documental dentro de una empresa.

Entre las principales funcionalidades de un sistema de gestión documental se encuentran:

Creación de todo tipo de documentos (contratos, anexos, avisos, etc.) de manera masiva, automática y parametrizada.
Almacenar, jerarquizar y ordenar los documentos en un solo lugar. Actualmente, se acude a la nube por la enorme penetración de esta tecnología y los beneficios derivados de ella, como la seguridad y la posibilidad de acceder desde cualquier sitio.
Firmar electrónicamente (únicamente en los sistemas más avanzados).

¿Cuál es la importancia de la gestión documental en el departamento de RRHH?

Cuando entendemos qué es un gestor documental y sus principales funciones reconocemos la relevancia de esta herramienta. Al implementar el sistema, las organizaciones son más eficientes en el uso de la información y la toma de decisiones.

Si nos centramos en el departamento de Recursos Humanos, la gestión documental abarca contratos, documentación personal de los trabajadores, nóminas, CVs, bajas médicas y mucha más información que debe estar accesible para los involucrados en la gestión de procesos asociados al área.

Ese trabajo está hecho con el sistema. Luego, tenemos una serie de beneficios de incalculable valor:

1. Seguridad

Gran parte de la información que se maneja en los departamentos de Recursos Humanos es de carácter confidencial o crítica para el desarrollo de procesos.

Al ejecutar la gestión de los documentos mediante un sistema online de vanguardia, podemos evitar fugas de información -tanto a nivel externo como interno- que por lo general tienen consecuencias graves tanto para los empleados como para la empresa en general.

2. Ahorro de costos

Cuando digitalizamos toda la información y la almacenamos en la nube, evitamos invertir en infraestructura y dispositivos de seguridad para resguardar la integridad de la data.

Además, ahorramos en costos asociados al personal encargado de la mantención y operabilidad de los sistemas.

3. Acelera procesos y ahora tiempo

La recepción currículums, firma de contratos, gestión de nóminas, tramitación de vacaciones, finiquitos y demás procesos asociados al flujo de documentos en el área de Recursos Humanos se realiza en cuestión de minutos con el apoyo de la firma electrónica, que por cierto tiene plena validez legal en el país.

Así mismo, tienes la posibilidad de automatizar la carga de información y generación de documentos, optimizando el tiempo y agilizando los procesos.

Una vez clara cuál es la importancia de la gestión documental y las ventajas que ofrece, solo queda buscar una solución de calidad en el mercado. En Defontana te ofrecemos una herramienta robusta, segura y fácil de utilizar.

Cuenta con todas las funcionalidades citadas líneas atrás, como vinculación a la firma electrónica e integración con el ERP para hacer mucho más eficiente la gestión general, adaptándose a las necesidades de todo tipo de organizaciones.

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3 beneficios de un sistema de gestión documental en RRHH

¿Qué es un gestor documental y sus principales funciones?

¿Cuál es la importancia de la gestión documental en el departamento de RRHH?

1. Seguridad

2. Ahorro de costos

3. Acelera procesos y ahora tiempo

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