Un software de recursos humanos es una gran herramienta para cualquier empresa que quiera mejorar su rendimiento. Esto se puede hacer mediante la automatización de las tareas rutinarias, una mejor visión del trabajo, mayor rapidez en los procesos de contratación, entre otras funcionalidades.
Aunque puede parecer que los beneficios de este tipo de software se limitan a la administración de recursos humanos, en realidad hay muchas ventajas que se extienden a otras áreas, como la contabilidad y la gestión documental.
En este artículo, veremos cómo un software de recursos humanos puede ayudarnos a lograr procesos más eficientes en toda la empresa.
1. Automatiza la creación y firma de documentos
En el día a día empresarial, hay muchos trámites que involucran el llenado y validación de formularios, como la contratación de servicios, los acuerdos comerciales o la facturación. Este es un proceso tedioso cuando se hace de manera individual, pero puede agilizarse con un sistema automatizado. Así, podemos generar documentos masivamente y en cuestión de segundos, usando plantillas predefinidas.
De forma similar, con un software de recursos humanos es posible integrar la firma electrónica para suscribir documentos en línea, sin necesidad de escanear o imprimir. Recordemos que la firma electrónica goza de plena validez legal, conforme la Ley 19799, y está asociada a caracteres criptográficos que validan la identidad de los firmantes. Esto aporta seguridad a los trámites y la garantía de no repudio.
2. Disponibilidad de datos y conocimiento del trabajo
Tener información confiable y accesible hace más sencillas las funciones de recursos humanos. Por ejemplo, el módulo de control de asistencia en un software de RR. HH. permite llevar un registro de las horas trabajadas por cada colaborador.
Implementar este tipo de herramienta es muy sencillo tanto para el personal como para los supervisores, gracias a que la marcación de horas puede hacerse a través de la web o por WhatsApp.
3. Se hacen más eficientes los procesos de contabilidad y control de gastos
Además de ser útil para medir el rendimiento laboral, el registro de las horas trabajadas se puede utilizar para calcular automáticamente el sueldo de cada trabajador, tomando en cuenta otros factores como las horas extra.
Un software también nos ayuda a calcular los bonos líquidos, aguinaldos, vacaciones, cotizaciones previsionales y otros conceptos importantes para el control de gastos de la empresa, con la ventaja de que podemos hacerlo en unos pocos clics. A su vez, como el software realiza toda la computación, evitamos cometer errores de cálculo.
4. Favorece la satisfacción y retención laboral
Una buena administración de recursos humanos beneficia a todas las áreas de la empresa. En este sentido, la Encuesta de Compromiso Laboral Q12 de Gallup (2022) muestra que, en las organizaciones donde el personal está más comprometido, los índices de productividad pueden ser hasta un 14% más altos, mientras que la rentabilidad empresarial tiende a ser un 23% mayor.
Un software de RR. HH. es una potente solución para fortalecer el vínculo con los trabajadores, haciéndoles ver que la empresa se preocupa por sus necesidades. Para ello, tenemos funciones como el módulo de comunicación interna, donde podemos programar notificaciones de próximos cumpleaños y desarrollar estrategias de bienestar organizacional.
También está el módulo de gestión de personas, que nos ayuda a agilizar la aprobación de solicitudes de vacaciones.
En definitiva, la tecnología es un excelente aliado si queremos facilitar las funciones de recursos humanos y optimizar otros procesos en la empresa. Un software de recursos humanos es una forma sencilla de modernizar el entorno laboral, lo que nos ayudará a lograr una dinámica más productiva y eficiente.
