Adquirir un software para la administración de nuestro negocio es una excelente inversión porque nos ayuda a simplificar y automatizar muchas tareas cotidianas. Sin embargo, antes de optar por uno u otro, necesitamos considerar las características más importantes que deben tener este tipo de programas.
1. Módulos
Cuando un programa de administración está diseñado a nivel modular permite a las empresas adquirir soluciones específicas para determinadas labores, facilitando no solo el día a día de cualquier organización, sino que también sienta las bases para el crecimiento organizacional a nivel tecnológico: en una era en que la transformación digital es un proceso prácticamente obligatorio para las entidades que buscan mantenerse competitivas en un mercado tan cambiante como el actual, apoyarse en soluciones especializadas en determinadas labores es fundamental.
Gracias a un software de administración especializados en tareas puntuales -como Facturación Electrónica, Pago de Sueldos o Contabilidad, entre otros-, las empresas pueden adquirir solo las herramientas que necesitan, simplificando (y no complejizando) los quehaceres cotidianos.
2. Integración
En línea con lo anterior, aunque cada módulo se encarga de administrar distintas tareas, toda la información debe integrarse en una sola base de datos. Esto permite a los directivos conocer el estado general de la empresa, y a los encargados de otras áreas consultar información de otros departamentos en una misma plataforma.
3. Soporte técnico
Contar con soporte técnico es un aspecto que debemos considerar seriamente si deseamos aprovechar el software al máximo. Aun cuando el diseño parezca intuitivo, podría haber funciones no tan fáciles de encontrar, o bien, la interfaz del software podría cambiar después de una actualización.
En cualquier caso, evaluar el soporte técnico es uno de los factores clave a la hora de contratar un software administrativo. Generalmente, los proveedores mejor posicionados ponen a disposición de sus clientes un equipo altamente capacitado para responder eventuales dudas o ayudarles a solucionar cualquier inconveniente que pudiera presentarse en el uso de la plataforma.
4. Diseño responsivo
El programa de administración de nuestro negocio debe ser accesible desde varios dispositivos, facilitando tanto el acceso a la información de valor como la toma de decisiones en momentos claves, como puede ser una reunión de directorio en la que es necesario revisar datos específicos.
Muchas veces será necesario acceder al software desde una tablet o teléfono móvil, por lo que el diseño responsivo es fundamental a la hora de evaluar un programa de administración.
5. Capacitación
Más allá del soporte técnico, un buen proveedor de software de administración debe ofrecer capacitación a sus clientes pues, aunque la plataforma sea intuitiva y fácil de usar, siempre es necesario un período de aprendizaje en el que personal especializado pueda enseñar al usuario aspectos desde el cómo acceder hasta cómo cargar archivos o exportar determinados datos.
6. Software en la nube
Por otro lado, a la hora de evaluar un software de administración una gran ventaja es que se soporta en la nube, ya que ello permite disminuir costos relacionados con adaptación de infraestructura y, más importante aun, otorga accesibilidad en el momento y lugar que sea necesario: basta con un dispositivo con acceso a Internet y listo. De esta forma, es posible solucionar eventualidades aun cuando el personal a cargo no esté en las oficinas de la empresa.
Adquirir un programa de administración puede simplificar enormemente la gestión de cualquier empresa, siempre que se evalúen detenidamente los factores que acabamos de revisar. De lo contrario, podrías obstaculizar los flujos de trabajo o adquirir una herramienta demasiado compleja para tus necesidades.
