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Tiempo de lectura: 2 minutos

6 ventajas de la firma digital y cómo implementarla en tu empresa

Autor: Defontana Chile

Antes de la firma digital, suscribir un documento era una odisea total: imprimir, trasladar papeles de un lado a otro, hacer reuniones presenciales con los firmantes… En fin, una tarea de esas que nos roban demasiado tiempo, y que por fortuna fue simplificada con esta herramienta que ya es una pieza clave en la digitalización de empresas.

6 beneficios de implementar la firma digital

Con la firma electrónica agilizamos el firmado de documentos con seguridad y plena validez legal.

Pero veamos sus ventajas de cerca, para que termines de convencerte si es que estás pensando en implementarla:

1. Amplio alcance

Con esta herramienta podemos firmar cualquier tipo de documento, a menos que se trate de uno cuya celebración exija la solemnidad de escritura pública, como la constitución de hipotecas.

O sea, es útil en infinidad de áreas. Por ejemplo:

En la administración de recursos humanos, para dar curso a contratos laborales, finiquitos y liquidaciones de sueldo.
En la gestión financiera y contable, a la hora de emitir estados financieros, autorizar órdenes de pago y autorizar créditos.
En el área legal y de cumplimiento, para firmar contratos comerciales, validar poderes notariales y formalizar acuerdos con clientes.
En la gestión operativa, cuando tenemos que firmar órdenes de compra y recepción de mercancía.

Mejor dicho: la firma digital la puedes usar para lo que la necesites. Por supuesto, con plena validez legal y probatoria, porque está regulada por la Ley 19799 de 2002, que le otorga los mismos efectos jurídicos de la manuscrita.

Si, por ejemplo, la utilizamos en la administración de recursos humanos para suscribir contratos laborales, estos son completamente demandables en caso de incumplimiento.

2. Reducción de costos operativos

¿Necesitamos firmar un acuerdo comercial con el proveedor X que tiene sus oficinas en Antofagasta?

No hay lío. Generamos el documento y se lo enviamos a los firmantes por email, o por la plataforma de firma electrónica, para que lo suscriban.

Todo es cuestión de minutos, incluso de segundos. Es decir, nos ahorramos todos los costos relacionados con la impresión y traslado de documentación física.

3. Mayor eficiencia en la gestión documental

Como podemos firmar de forma casi inmediata, aceleramos toda la gestión documental y procesos asociados a ella.

En la práctica, esto se traduce en mayor productividad empresarial y en decisiones tomadas oportunamente. Atrás quedaron los días en los que esperábamos con ansiedad el correo postal que traía los documentos firmados que necesitábamos con urgencia.

4. Seguridad total

Las firmas electrónicas utilizan tecnologías de cifrado y autenticación que garantizan la identidad del firmante y la integridad del documento.

No hay lugar a repudio.

Si hoy suscribimos un contrato y el día de mañana hay algún lío con lo pactado, las partes no pueden alegar que esa no es su rúbrica, o que el contenido de la documentación es diferente a lo que firmaron.

5. Mejora en la experiencia del cliente y los colaboradores empleados

Al permitirnos realizar trámites de forma remota, la firma electrónica nos hace la vida mucho más fácil.

Esto incide directamente en la experiencia de los trabajadores al realizar sus tareas, como de los clientes al negociar con la empresa.

6. La firma electrónica hace que nuestra empresa sea más sustentable

¿Te has preguntado cuántos árboles hay que talar para producir las hojas donde pones tu firma? Cifras presentadas por el Fondo Mundial para la Naturaleza (WWF) dicen que la industria papelera usa entre el 33% y el 40% de toda la madera industrial que se vende en el mundo.

Eso es mucho impacto ambiental. Pero no es el único, ya que la producción de papel también exige agua y emite bastante CO₂.

En ese sentido, al implementar la firma digital en nuestra empresa, hacemos que su huella de carbono sea mucho menor.

Pasos para implementar la firma digital

¿Convencido de adoptar la firma en tu empresa? Genial, pues hoy en día es una herramienta transversal y necesaria para llevar a cabo muchas operaciones cotidianas.

Además, el proceso de implementación es de lo más sencillo.

Aquí te lo presentamos:

1. Elegir una solución certificada

En Chile tenemos dos tipos de firma electrónica:

Una simple.
Y una avanzada.

A la avanzada es a la que debemos apuntarle si queremos una solución que garantice la autenticidad del firmante y la inalterabilidad del documento.

Y solo la conseguimos por un proveedor de firma digital oficialmente reconocido.

2. Integrar la firma digital en los flujos de trabajo

¡Listo! Ahora procedemos a integrarla en los procesos clave de la empresa, como contratos, aprobaciones internas y documentos legales.

Para esto, es necesario conectar la firma con sistemas de gestión documental y realizar unas cuantas configuraciones.

3. Capacitar al equipo

La adopción de la firma digital requiere que los colaboradores aprendan a utilizarla, o por lo menos conozcan el procedimiento a seguir para enviar los documentos digitales a los encargados de firmarlos.

Firma electrónica y herramientas de gestión de recursos humanos: la receta del éxito

Existe otra forma de implementar la firma electrónica, junto con un gran abanico de funciones: el software de gestión de personas de Defontana.

Se trata de una de las mejores herramientas de gestión de recursos humanos.

Además de automatizar procesos como el cálculo de remuneraciones y el pago de cotizaciones previsionales, integra la firma electrónica y un gestor documental.

Así las cosas, contratos, liquidaciones de sueldo, finiquitos y demás están siempre listos para ser firmados y almacenados de forma segura. Conócela, y da un paso gigante en la transformación digital de tu empresa.

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6 ventajas de la firma digital y cómo implementarla en tu empresa

6 beneficios de implementar la firma digital

1. Amplio alcance

2. Reducción de costos operativos

3. Mayor eficiencia en la gestión documental

4. Seguridad total

5. Mejora en la experiencia del cliente y los colaboradores empleados

6. La firma electrónica hace que nuestra empresa sea más sustentable

Pasos para implementar la firma digital

1. Elegir una solución certificada

2. Integrar la firma digital en los flujos de trabajo

3. Capacitar al equipo

Firma electrónica y herramientas de gestión de recursos humanos: la receta del éxito

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