Firma Digital utilizando el software de Defontana

Defontana es un software de gestión para todo tipo de empresas, que integra en una sola plataforma un poderoso sistema ERP y varias aplicaciones de negocios 100% Cloud, con el objetivo es centralizar las operaciones en una sola plataforma. 

Fiel a su tendencia de mantenerse al día de las últimas tendencias e innovaciones, agregó a su ecosistema tecnológico un módulo para Firma Digital que nos permite suscribir de forma remota diferentes tipos de documentos comerciales y laborales. 

Todo mediante unos cuantos clics y cero riesgos de seguridad.

Funcionalidades y características del módulo de Firma Digital de Defontana 

Este módulo de firma representa una valiosa oportunidad para mejorar la administración de documentos electrónicos en tiempos de transformación digital. Favorece el cierre de tratos online y ahorra costos relacionados con gestión de archivos físicos. 

Lo anterior mientras reduce tiempo en los flujos de firma y procesos asociados, haciendo que el negocio sea mucho más eficiente (ese contrato comercial que antes tomaba días en ser firmado puede quedar suscrito en cuestión de minutos).

Pasos para la Firma Digital

Igual, el proceso de firma con esta herramienta es bastante sencillo y podemos resumirlo en los siguientes pasos: 

  1. Dar clic en el botón “Subir Documento”.
  2. Agregamos los firmantes (si son varios, el documento va rotando de forma secuencial en el orden en que los introducimos). 
  3. Seleccionamos el nivel de seguridad (va desde validación de identidad con el número de serie de la cédula hasta la Firma Electrónica Avanzada que exige enrolamiento y Clave Única).
  4. El documento es enviado por correo electrónico a los firmantes. 
  5. En el mismo email, el firmante recibe un código de seguridad que le permite previsualizar el documento. 
  6. Si el firmante está de acuerdo con el contenido del documento, hace clic en el enlace firmar que va dentro del mismo correo electrónico. 
  7. En la interfaz de firma de Defontana, el firmante suscribe el documento con su Clave Única y un código de verificación que recibe vía SMS o email. 
  8. ¡Listo! Eso es todo. Luego de esto solo nos queda subir el PDF al validador del sistema, para verificar la autenticidad de las firmas.  

Atributos del módulo de Defontana

Ahora, veamos algunas características clave del módulo de firma de Defontana:  

Capacidad de firmar todo tipo de documentos de forma electrónica

La aplicación permite firmar actos y contratos entre personas naturales o jurídicas, así como instrumentos públicos y privados, siempre con la misma validez de la firma manuscrita y con plena validez legal.

Plena visibilidad de los documentos 

El módulo de firma nos muestra un listado en el que visualizamos todos los documentos firmados o para firma, con información importante como fecha de creación, usuario que lo creó, estado y tipo de firma utilizada (Simple o Avanzada) 

Integración con otros sistemas empresariales 

El ecosistema digital de Defontana está integrado con más de 60 plataformas con diversos procesos empresariales, como Business Intelligence, e-commerce, control de asistencias y facturación electrónica. La Firma Digital puede vincularse a la mayoría de ellos para agilizar procesos.

Seguridad de los datos 

La plataforma utiliza tecnologías de cifrado avanzadas para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de los documentos firmados. 

Conformidad con las regulaciones de firma digital

Todos los procesos de firma dentro de Defontana están alineados con la Ley de Firma Electrónica, que es la que regula esta herramienta desde 2002. 

Implementa el módulo de firma de Defontana 

Recordemos que Defontana es una plataforma de gestión empresarial flexible y adaptable, por lo cual tenemos la posibilidad de integrar módulos y funciones dependiendo de las necesidades de administración que tenemos. 

Por ello, para firmar electrónicamente, lo primero que tenemos que hacer es agregar la aplicación de firma a nuestra infraestructura existente.

El procedimiento es muy sencillo: contratar el servicio, hacer la respectiva enrolación del representante legal y configurar el módulo de firma, proceso en el que tendrás todo el apoyo de nuestros asesores expertos. 

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