El rol de la automatización en el cierre del período contable

El cierre del período contable no sólo es un proceso administrativo necesario, sino también uno de los más críticos y significativos dentro de una empresa. 

Va más allá de una simple tarea, ya que proporciona una visión detallada del estado financiero de la organización al finalizar un ciclo. Es como el balance final que revela el rendimiento y la salud financiera del negocio, brindando información crucial para la toma de decisiones estratégicas.

Por consiguiente, debido a su papel en la toma de decisiones, el cierre del periodo contable debe llevarse a cabo con mucha precaución. En ese sentido, el empleo de un software contable es una herramienta fundamental, permitiendo potenciar y automatizar el proceso para reducir al mínimo cualquier margen de error.

¿Qué es el cierre del período contable?

El cierre contable de una empresa es el proceso gracias al cual se obtienen los resultados en cuanto a las utilidades obtenidas y las pérdidas que hubo. 

Actúa como un fundamento sólido que proporciona una guía para realizar los ajustes necesarios durante la planificación del próximo ciclo. Además, ofrece claridad en cuanto al cumplimiento de las obligaciones fiscales, lo que resulta crucial para mantener el buen funcionamiento y la transparencia financiera de la empresa.

Por lo regular, el cierre del período contable de una empresa coincide con el término del año natural. Por ello, se realiza teniendo como límite el último día de diciembre.

Para llevar a cabo este proceso, es fundamental contar con información detallada sobre los ingresos, gastos, costos de venta y producción, así como el balance general que incluye activos, pasivos y patrimonio.

¿Cómo se hace?

  • Efectuar un balance de comprobación para cuadrar saldos.
  • Reclasificar cuentas si es necesario, con el objetivo de saber si fueron ganancias, pérdidas o deudas
  • Revisar y hacer coincidir las fechas en el libro mayor para conocer si hubo operaciones que no se contabilizaran.
  • Organizar las deudas por plazos es crucial para establecer prioridades en el próximo período.
  • Realizar ajustes en diversas cuentas, como amortizaciones y gastos, es fundamental para obtener un balance general preciso.
  • Conciliar la información con los estados de cuenta bancarios.
  • Elaborar un informe pormenorizado.

¿Cómo la automatización optimiza este proceso?

Como podemos observar, el desarrollo de cierre contable puede ser extenso y algunos pasos pueden resultar tediosos y complejos. 

Sin embargo, un software administrativo especializado puede optimizar este proceso gracias a las siguientes ventajas:

Se invierte menos tiempo

Los cálculos, comparación de datos y detección de anomalías se efectúan en mucho menor tiempo del que le llevaría a una persona hacerlo y, además, puede manejar datos masivos.

La productividad aumenta

Con la ayuda de un software, el equipo de trabajo puede delegar esta tarea y concentrarse en otras actividades, optimizando así su tiempo y recursos.

Se evitan errores

Los humanos, al lidiar con grandes cantidades de datos durante períodos prolongados, pueden cometer errores que afecten el balance general. 

No obstante, con un software contable, este riesgo se minimiza, asegurando la precisión de las cuentas y evitando errores costosos.

La rentabilidad mejora

Con un margen de error bajo se evitan posibles sanciones en el terreno fiscal, dando como resultado el cuidado de los recursos económicos. 

Por otro lado, no hay costos relacionados con contratación de personal para hacer el cierre contable.

Pasos que realizar con un software contable

Todas las ventajas mencionadas se pueden obtener con un correcto uso del software para llegar a los mejores resultados en el proceso. Los pasos recomendados son:

  • Cerrar el ejercicio con anticipación.
  • Hacer una auditoría automática para conocer las gestiones contables de la organización.
  • Revisar los balances y examinar pérdidas y ganancias.
  • Analizar el flujo de caja para conocer la liquidez de la empresa.
  • Analizar los errores para cuadrarlos y evitarlos a futuro.

Automatiza el período contable de una empresa

Es realmente sencillo hacer uso de una solución de este tipo, la cual sirve para ahorrarte mucho tiempo y errores que podrían afectar la rentabilidad y productividad de tu empresa.

Por ello, en Defontana ponemos a tu alcance Sapiens ERP, un software que lleva un registro de todas tus actividades contables de manera automatizada, revisando siempre toda la información relacionada y los informes indispensables. 

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