Mantener un inventario bien organizado es esencial para el éxito y crecimiento de cualquier negocio. Una gestión deficiente puede ocasionar pérdidas financieras, retrasos en las entregas y descontento de los clientes. Por ello, es crucial comprender cómo cuidarlo y mantenerlo de manera efectiva, para asegurar el éxito de nuestra empresa a largo plazo.
Principales errores al administrar un inventario
Muchos negocios cometen errores en la administración de sus inventarios que afectan la rentabilidad y la imagen frente a sus clientes. Algunos de los más comunes son:
Falta de seguimiento de las existencias
Según cifras de G2, el 43% de las pequeñas empresas no le dan seguimiento a su inventario.
Esta es una mala práctica, porque puede llevar a errores en los registros y causar problemas de sobre abastecimiento, desabastecimiento, caducidad o deterioro.
Mala comunicación entre departamentos
Datos de G2 nos dicen que el 34% de los retailers ha despachado una orden tarde por haber vendido un producto que en realidad no estaba en stock.
Por lo mismo, una buena gestión de inventarios requiera mucho más que la participación del área logística: también depende de mantener una comunicación adecuada con el área de ventas. Así, podemos evitar errores e identificar oportunidades de mejora.
Falta de análisis de datos de inventario
Por último, no analizar nuestros datos de inventario puede llevar a una mala toma de decisiones, como la adquisición de productos que se venden poco en detrimento de aquellos que se venden más.
Consejos para una gestión de inventarios eficiente
Siguiendo los consejos de a continuación, podemos evitar los errores comunes mencionados antes y garantizar que nuestro control de inventarios sea lo más preciso posible:
1. Establecer un sistema de control de existencias
Un sistema de control de existencias es esencial para mantener un registro actualizado de aspectos como:
- La cantidad de ítems por referencia.
- El costo de cada producto.
- La fecha de vencimiento.
- La mercadería en tránsito y consignación.
- Los gastos en compras.
Esto nos permitirá tener una visión clara de las existencias y tomar decisiones informadas sobre cuándo es necesario reordenar, adquirir o discontinuar productos.
2. Analizar los datos para encontrar tendencias
El análisis de datos es importante porque revela tendencias y oportunidades de mejora.
Aunque siempre podemos hacer este análisis manualmente, revisando nuestro historial de ventas y adquisición de productos, será más fácil llevar una gestión eficaz usando herramientas como los software de ventas integrados a un ERP.
Un software de ventas nos brinda información sobre los productos más vendidos o las referencias que suelen tener más devoluciones. Además, sus funciones incluyen la generación de informes para visualizar estos datos en gráficos fáciles de interpretar.
3. Implementa un Software de Inventario
Una de las mejores maneras de evitar los errores comunes en la gestión de inventarios es implementar una herramienta especializada, como el ERP Chile con módulo de inventarios que ofrece Defontana.
Al estar integrada con un software de inventario, la solución de Defontana resuelve muchos de los errores comunes mencionados anteriormente, ya que podemos:
- Automatizar el seguimiento de existencias y acceder a información actualizada en tiempo real sobre el inventario disponible.
- Consultar la rotación de nuestros productos, lo que ayuda a evitar su caducidad o deterioro.
- Generar informes detallados y usar herramientas de análisis de datos para tomar decisiones estratégicas.
Un ERP Chile también puede conectar de manera simple y efectiva todas las áreas de nuestra empresa, facilitando la comunicación entre el equipo de ventas y el área logística.
De este modo, la implementación del ERP de Defontana puede tener un impacto positivo en la rentabilidad y crecimiento de nuestro negocio, ayudándonos a ahorrar tiempo y ser más eficientes.
