El control de inventarios es fundamental. Independientemente de que se trate de materias primas, repuestos, productos en proceso o mercancías, son activos de alta liquidez y rotación, indispensables para la operatividad del negocio, sobre los cuales hay que llevar una óptima gestión que cuide los indicadores financieros y administrativos del negocio.
En ese sentido, debemos optimizar de la mejor manera la gestión de inventarios, yendo mucho más allá del conteo y registro de existencias. Algunos puntos claves al respecto son los siguientes:
1. Establecer un nivel óptimo de inventario
Este concepto se refiere a la cantidad de existencias necesarias para cumplir con la demanda del cliente o ciclos de producción. Es imprescindible porque evita los quiebres de stock (agotamiento), el sobre abastecimiento y el capital inmovilizado de artículos con baja rotación. Es decir, cuida las finanzas del negocio, mientras nos ayuda a determinar con precisión las necesidades de compra.
Para determinar el nivel óptimo de inventario debemos tener en cuenta múltiples variables, entre las cuales destacan las dinámicas de demanda y tiempo de reposición, reaprovisionamiento, compra o producción.
2. Instaurar un sistema de clasificación para el control de inventarios
Cualquier sistema de inventario requiere de un orden extremo, en el que los artículos estén clasificados por grupos, familias o departamentos, divididos a su vez en subcategorías. Aunque puede representar una tarea compleja, facilita procesos claves, como la localización rápida de productos, la emisión de órdenes de compra y la distribución.
Adicionalmente, este sistema de clasificación te permitirá el almacenamiento sistemático, atendiendo a factores como nivel de rotación, durabilidad, características particulares, etc.
3. Realizar seguimientos y actualizaciones periódicas
Una vez que tienes el sistema de inventario clasificado y has determinado un nivel óptimo de cada referencia, debes realizar monitoreo permanente, que incluye conteos físicos de vez en cuando, con el objetivo de:
- Visualizar las salidas y entradas (ciclos de inventario).
- Realizar las reposiciones necesarias y mantener el stock en los valores ideales.
- Identificar artículos próximos a su fecha de caducidad.
- Identificar faltantes, bien sea por robo, merma o daño.
En ese marco, también es recomendable actualizar de forma periódica el stock y nivel óptimo del mismo.
4. Implementar contabilidad del inventario
Llevar la contabilidad es fundamental en el control de inventarios, para mantener el orden de las existencias y optimizar la toma de decisiones. Algunas de las cuentas que deberíamos llevar en esta área son:
- Stock inicial.
- Compras.
- Devoluciones (en compras y en ventas).
- Gastos de compras de inventario.
- Ventas de inventario.
- Devoluciones en ventas
- Mercaderías en tránsito.
- Mercaderías en consignación.
- Stock final.
Considera que el stock suele ser un componente de alto valor en los balances generales, mientras que los gastos por inventarios abarcan una cifra importante en los estados de resultados.
5. Utilizar un software de inventario
La implementación de tecnologías digitales simplifica procesos empresariales. En el caso del software de inventario, nos permite automatizar gran parte de las tareas asociadas a los consejos de los puntos anteriores y almacenar de forma segura la información de stock.
Los diferentes tipos de sistemas ERP, ofrecen un módulo de control de inventarios que registra en tiempo real cada variación de stock asociada a compras, ventas, movimientos entre bodegas, entre otros datos. Además, se integra al sistema de contabilidad y genera automáticamente reportes para visualizar la mercadería y tomar decisiones que mejoren la cadena de suministro.
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