Saber cómo hacer un flujo de caja y conocer los errores comunes en el proceso es imprescindible para todo empresario, pues permite administrar de mejor manera los recursos, visualizar la liquidez, proyectar necesidades futuras de dinero y anticipar posibles problemas financieros.
¿Qué es flujo de caja y cómo se hace?
Se trata de un informe financiero que nos presenta en detalle los ingresos (entradas) y egresos (salidas) de dinero efectivamente realizados en un período de tiempo determinado, así como la diferencia entre los dos conceptos, conocida como saldo o flujo neto.
En ese sentido, al saber cómo calcular el flujo de caja también tienes la posibilidad de determinar el nivel de liquidez del negocio, indicador asociado a la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones en el corto plazo.
Respecto al cómo hacer un flujo de caja, el procedimiento es relativamente sencillo:
- Determinas el período a analizar.
- Reúnes los soportes contables de los ingresos y egresos efectivamente realizados durante el período.
- En una planilla estructurada en columnas registras detalladamente cada uno de los ingresos y egresos.
- Totalizas los ingresos y egresos.
- Restas el total de los egresos del total de los ingresos, para obtener el flujo neto.
Si bien parece simple, el proceso puede tornarse complejo en la medida que aumentan los ingresos y egresos a registrar. Además, cuando no dominamos el asunto podemos cometer errores comunes que desvían los resultados, como los siguientes:
1. Contabilizar operaciones no concretadas
En el flujo de caja tenemos que registrar los flujos de dinero efectivamente realizados, no aquellos que se concretarán a futuro, como las ventas a crédito.
Si, por ejemplo, realizamos una venta con factura de pago a 30 días, no podemos registrarla como un ingreso de dinero en efectivo porque no lo es. De hacerlo podemos alterar los resultados del flujo de caja y caer en el error de creer que contamos con dinero para hacer pagos, cuando en realidad solo tenemos una deuda por cobrar.
2. No tener información confiable y actualizada
Para saber cómo calcular el flujo de caja correctamente, y considerar esta información para sustentar la toma de decisiones, es indispensable contar con información contable actualizada, organizada, fiable y debidamente soportada.
Especialmente en este punto, un software de contabilidad resulta de gran ayuda, pues permite sistematizar operaciones y automatizar diversos cálculos, evitando errores propios de la gestión manual de esta data.
3. No realizar un chequeo
Una vez terminamos los registros debemos verificar punto por punto que no haya hecho falta nada. De no hacerlo podemos caer en el error de omitir el ingreso de diferentes conceptos, ya que el informe no estaría reflejando la realidad financiera del negocio.
4. No detallar los movimientos
No detallar cada uno de los ingresos y egresos que compone el flujo de caja induce a errores de interpretación. Si vamos a emplear títulos como gastos operacionales, cobranzas, ventas, cada uno de ellos debe tener referencias pormenorizadas que expliquen cómo se conforman.
Una vez claro qué es flujo de caja y los errores que podemos cometer al realizarlo, vale la pena señalar que gran parte de estas falencias pueden evitarse al utilizar una plataforma especializada en labores contables, capaz de automatizar la sistematización de la información y la generación de reportes.
Pero ¿qué software de contabilidad es el ideal? En Defontana ofrecemos una herramienta robusta, intuitiva, fácil de implementar y capaz de integrarse con otros sistemas, como el de factura electrónica o un completo ERP.
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