¿Qué es ciclo de abastecimiento y cómo afecta al inventario?

El proceso de abastecimiento es una de las etapas más importantes de la cadena de suministro, ya que nos permite identificar y adquirir los insumos que la empresa necesita para mantener sus operaciones de forma adecuada, con un claro impacto en los niveles de inventario y, por lo tanto, de la productividad y las ventas. 

¿Qué es el ciclo de abastecimiento?

El abastecimiento abarca los procesos en torno a la adquisición de bienes y servicios que necesitamos para desarrollar la actividad económica de la empresa.  En el caso de los fabricantes, la mayoría de las adquisiciones son materias primas. Los distribuidores compran, principalmente, los productos terminados que luego venden al público.  En la práctica, el ciclo de abastecimiento comprende una serie de fases o procesos interrelacionados que constituyen un sistema de suma importancia dentro de la cadena de valor:

1. Determinación de las necesidades de bienes y servicios

En función de las operaciones de la empresa, se calcula la cantidad de suministros necesarios para los procesos productivos, siempre considerando las proyecciones de venta y compromisos comerciales ya pactados con clientes o distribuidores.

2. Gestión de compras

Es un proceso estratégico orientado a obtener el mejor. Implica negociaciones con proveedores, evaluación de ofertas, definir métodos de pago, firmar contratos y gestionar presupuestos. 

3. Recepción de la mercadería

Una vez se compran los suministros, es posible adelantar las gestiones necesarias para recibirlas, algo en lo que debemos considerar:

• Revisión y aceptación de documentos tributarios.
• Control de cantidades y calidades a la hora de entrega.
• Realización de reclamos (cuando corresponda). 
• Etiquetado de cada uno de los productos e ingreso a los sistemas de control de inventario. 

4. Almacenamiento

En esta etapa, es importante contar con las debidas medidas de seguridad para evitar pérdidas y/o daños. Por ejemplo, limpieza del almacén, control de plagas, contratación de seguros, conservación de la cadena de frío, etc. 

5. Despacho o distribución 

Luego de salir del almacén, los productos deben darse de baja del inventario y ser trasladados cuidadosamente para garantizar su integridad. 

6. Control de inventarios

Implica monitorear la cantidad y estado de la mercancía de la empresa, abarcando materias primas, productos semielaborados y terminados. 

Es un proceso de suma relevancia para el éxito comercial, pues no administrar el inventario es una de las principales causas de quiebra de las empresas emergentes.

Por otro lado, entre las ventajas de un control de inventario adecuado, encontramos obtener un correcto nivel de stock, optimización del control de entradas y salidas de mercadería, mejor vigilancia de la calidad de los productos y reducción de los costos de almacenamiento. 

¿Cómo este proceso impacta en las operaciones cotidianas?

La buena gestión de los ciclos de abastecimiento deriva en un inventario equilibrado, sin exceso de existencias -que genera sobrecostos de almacenamiento e incrementa el riesgo de deterioro, robo y daños- ni quiebres de stock, que afectan los procesos productivos, la experiencia del cliente y los niveles de ventas.  Además, permite una trazabilidad eficiente de todas las existencias que componen el inventario, así como en un almacenamiento idóneo que reduce los riesgos de pérdida, robo o daño.  Actualmente, existen sistemas empresariales integrales que cuentan con un módulo de control de inventarios -como el de Defontana-, facilitando no solo la gestión del inventario, sino también una gestión centralizada de la data, evitando errores o redundancias que afecten la toma de decisiones. Además de ofrecer esta funcionalidad, el ERP de Defontana garantiza integración con todas las áreas de la cadena de suministro, trazabilidad en tiempo real y generación de reportes con información de valor. Con Defontana, optimiza hoy todos los procesos asociados a la cadena productiva, reduciendo costos y obteniendo datos actualizados que permiten mejorar la gestión del negocio a nivel general.