El libro de remuneraciones electrónico es un nuevo formato que viene a remplazar el antiguo registro que cada empleador estaba obligado por ley a llevar de manera física, y que sirve para centralizar toda la información que se refiere a los sueldos que una empresa a sus trabajadores.
Históricamente ha sido un documento fundamental en todo tipo de organizaciones, ya que es un libro auxiliar dentro del área de Contabilidad que permite gestionar efectivamente los pagos de remuneraciones, cumplir con las obligaciones previsionales mes a mes y, además, funciona como un respaldo de la información que la Dirección del Trabajo (DT) podría fiscalizar.
Por eso, elaborar un registro certero y preciso es crucial, pero ¿qué debe contener el libro de remuneraciones? A continuación, te contamos todo sobre este documento y cómo gestionarlo paso a paso.
¿Qué debe contener el libro de remuneraciones?
A contar de marzo de 2021 está disponible esta nueva modalidad de libro de remuneraciones 100% online. Y aunque la Dirección del Trabajo aclaró que todavía es de carácter voluntario, eventualmente será obligatorio, puesto que se enmarca una serie de cambios que trae Ley de Modernización de la Dirección del Trabajo, que ya se encuentra aprobada.
Según la normativa, la forma correcta libro de remuneraciones electrónico es crear un archivo con un nombre de máximo 40 caracteres y con extensión CSV o TXT (en formato CSV). Esta plantilla debe incluir “headers” o nombres de columnas, indicando claramente el concepto que se está informando en cada sección.
La información que necesitas recopilar es toda la relacionada con los datos de los trabajadores, sus salarios y pagos previsionales entre otras. Pon atención al siguiente detalle de los datos que no te pueden faltar.
- Identificación del Trabajador.
- Haberes.
- Descuentos.
- Aportes del Empleador.
- Totales.
¿Cómo hacer el libro de remuneraciones electrónico?
Para comenzar a utilizarlo, todo lo que tenemos que hacer es ingresar a la plataforma Mi DT con tus datos de contribuyente autorizado por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y seguir el siguiente paso a paso:
- Ingresa con tu RUN y Clave Única: una vez abierto el sitio web, ingresa tu clave y haz clic en Continuar. Si no estás registrado necesitarás solicitar la Clave Única primero.
- Revisa tus datos: si es primera vez ocupando la plataforma, necesitaremos actualizar nuestros datos personales. Con eso listo, ya podemos ingresar a nuestro perfil de Empleador.
- Comienza el trámite: ahora es momento de hacer clic en la opción de Libro de Remuneraciones Electrónico y seleccionar el mes que declararemos.
- Sube tu archivo: inmediatamente veremos la opción de Elegir Archivo, donde tenemos que presionar para subir nuestra planilla CSV.
- Envía la declaración: con el archivo cargado ya estamos listos para hacer clic en la opción de Enviar Declaración.
- Revisa tu correo electrónico: en este punto la declaración de las remuneraciones ya estará lista y, si todo salió bien, recibiremos una notificación por correo electrónico.
Recuerda que el plazo para hacer este trámite online es el día 15 de cada mes, y que si este día cae domingo o festivo, el plazo se extiende hasta el siguiente día hábil.
Ahora que ya sabes cómo hacer el libro de remuneraciones electrónico, recuerda que con un software contable podemos contar con información más clara, libre de errores y actualizada, indispensable para llevar un registro fidedigno de los salarios y, con ello, cumplir a cabalidad con lo dispuesto por el SII.
