La necesidad de optimizar la administración de una empresa ha dado lugar a tecnologías como el sistema ERP de gestión, una solución de carácter estratégico para las organizaciones. Hablamos de una herramienta que integra procesos operativos y productivos esenciales para el funcionamiento de un negocio, automatiza ciertas tareas y maneja la información de las diversas áreas en una sola base de datos.
Características de un sistema ERP
Una de las principales características de un sistema ERP es la la utilización de una base de datos compartida, en la que se concentran los datos generados por los diversos departamentos de la empresa, ofreciendo una visión global de la situación de la organización. Otras características de un sistema ERP de gestión son:
- Automatización y optimización de procesos empresariales.
- Información actualizada.
- Sistema modular (compras, ventas, contabilidad, recursos humanos, inventario, etc.) que permite a las empresas adquirir las aplicaciones que sean necesarias.
- Eliminación de datos y procesos innecesarios.
Un informe de TEC arrojó que las principales mejoras que experimentaron las empresas tras la implementación de un ERP fueron la reducción de tiempo en sus procesos, poseer datos centralizados de la empresa y una mayor colaboración.
Pasos para implementar un ERP
Gracias a su flexibilidad y al modelo SaaS -es decir, un servicio en la nube al que se accede a través de una suscripción-, la implementación de un ERP en una Pyme es hoy más asequible y sencilla que años atrás.
De acuerdo con un informe de Panorama Consulting, 95% de las empresas que iniciaron con un sistema ERP experimentaron una mejora en sus procesos. Sin embargo, existen ciertas consideraciones para una implementación exitosa de un ERP:
1. Analizar las necesidades de la empresa
En la misma línea, debemos preguntarnos qué necesidades son las que debemos cubrir con un ERP. La principal causa de retrasos y de excederse en el presupuesto es no tener una idea clara de por qué se adopta un ERP, por lo que el sistema a elegir debe evaluarse de acuerdo al presupuesto y las necesidades específicas de la organización.
En la misma línea, en el proceso de implementación de un ERP en una Pyme debemos definir qué áreas requieren del apoyo de una herramienta como ésta.
2. Migración de datos
Uno de los pasos para implementar un ERP sin problemas es la migración de datos. Generalmente, estos sistemas permiten la entrada de datos, pero debemos ser selectivos y limitarnos a transferir solo los más importantes, así como tener la seguridad de que puedan recuperarse del software siempre que sea necesario.
3. Personalización
Si has elegido un ERP de acuerdo a objetivos específicos, es probable que no requieras personalizarlo. Sin embargo, durante su implementación se realiza una prueba piloto para cuantificar el valor del ERP en relación con las necesidades de la empresa y, de ser necesario, se realizan los ajustes pertinentes.
4. Gestión de cambio
Uno de los principales retos en un proceso de transformación digital es la resistencia al cambio por parte de los trabajadores, quienes están acostumbrados a realizar sus tareas de cierta manera. Para evitarlo, es importante capacitarlos y educarlos para que comprendan las ventajas de la optimización de los procesos de la empresa y cómo esta solución los beneficiará en la realización de sus tareas cotidianas, por ejemplo, gracias a la automatización de tareas y la consecuente reducción de errores.
5. Seguimiento
Una vez instalado el software, debemos hacer un seguimiento de su desempeño para detectar fallos lo antes posible y evaluar los beneficios.
En definitiva, las principales consideraciones para una implementación exitosa de un ERP es identificar qué necesitamos de esta herramienta, qué objetivos queremos alcanzar con su adopción y monitorear el proceso de principio a fin.
