La firma digital ha transformado muchos aspectos de administración empresarial, y la gestión de documentos laborales no es una excepción. Poder firmar en línea nos ayuda a lograr un flujo de trabajo más eficiente, aquí te contamos cómo.
¿Qué es la firma digital?
Según la Ley 19799, la firma digital es una herramienta tecnológica que permite firmar documentos electrónicos de forma segura y válida, igual que se haría si fuera en papel.
Existen dos tipos de firma: la simple y la avanzada. La principal diferencia es que la firma avanzada es emitida por un prestador de servicios de certificación reconocido por el Estado. Por ello, otorga las siguientes garantías:
- Tiene plena validez legal.
- Asegura la identificación del usuario.
- Garantiza integridad, confidencialidad y no repudio.
Cinco de los usos de la firma electrónica en documentos laborales
En relación con los documentos electrónicos, la firma digital puede tener múltiples usos, entre ellos:
1. Firma de contratos
Esta herramienta permite la firma electrónica de contratos laborales de manera segura y eficiente, sin la necesidad de imprimir y escanear documentos. Esto reduce el tiempo y los costos asociados con los procesos de firma tradicionales.
Un buen complemento son los software ERP que tienen la información disponible en tiempo real. Al combinar esta funcionalidad con el uso de la firma en línea, nos ahorramos el tiempo y trabajo de tener dar de alta al nuevo integrante en cada área, acelerando la incorporación de nuevo personal.
2. Documentación comercial
Las firmas electrónicas también son una herramienta valiosa en la gestión de documentos comerciales, pues permiten autenticar la identidad de los firmantes en órdenes de compra, facturas, comprobantes de pago, entre otros.
Esto nos protege a nosotros, a nuestros clientes y proveedores de posibles fraudes o errores. Podemos optimizar esto mediante la base de datos centralizada de un software ERP.
3. Finiquitos
La firma de finiquitos es un paso indispensable para poner fin a la relación laboral con un trabajador. Este documento da fe de que hemos cumplido con obligaciones como el pago de sueldos y prestaciones sociales.
Un software con firma integrada permite hacer estas gestiones desde una plataforma centralizada, donde los trabajadores y el personal de Recursos Humanos pueden firmar en línea para agilizar el trámite, en beneficio de ambas partes.
4. Comprobante de remuneraciones
La gestión de nóminas y recibos de pago nos permite asegurar que los empleados reciben su salario correcto y a tiempo. Pero, por ejemplo, en el contexto del teletrabajo, recaudar los comprobantes de remuneraciones puede ser un desafío.
Las firmas digitales hacen que este proceso sea aún más sencillo que en persona. Así, podemos llevar una gestión de nómina ordenada.
5. Acuerdos de confidencialidad
Hay situaciones en las que necesitamos firmar acuerdos de confidencialidad entre la empresa y un colaborador, para garantizar la privacidad y seguridad de información delicada.
Firmar electrónicamente hace más sencillo este trámite, pues no es necesario imprimir documentos y coordinar una reunión presencial.
Conoce Zenda: el Software de recursos humanos con firma electrónica integrada
En resumen, la firma digital es una herramienta valiosa para la gestión de documentos electrónicos, pero ¿cómo implementarla en tus procesos administrativos?
Zenda es un Software de recursos humanos pensado para facilitar la modernización de procesos en la empresa, desde la gestión de contratos laborales hasta documentos comerciales. Todo con firma digital integrada, disponible en la modalidad avanzada.
Además, el servicio está validado por la Dirección de Trabajo y el Ministerio de Economía, por lo que es 100 % seguro y legalmente vinculante.
